Software ecommerce su misura con integrazione spedizioni
Come corriere e tracking entrano nel software degli ordini: mappatura degli stati, gestione degli errori e quando l'integrazione non serve.
Team rabbitclipPubblicato: 8 min di lettura
In breve
Un software ecommerce su misura con integrazione delle spedizioni è un sistema di negozio che passa ogni ordine a un corriere o a un servizio di consegna, genera l'etichetta, recupera il numero di tracking e avvisa il cliente, il tutto all'interno del proprio flusso. L'obiettivo è porre fine all'abitudine di leggere un ordine su uno schermo e di ribatterlo a mano nel portale del corriere. Una volta creato il collegamento, lo stato dell'ordine e lo stato della consegna vivono nello stesso record, e l'assistenza clienti risponde da un solo schermo.
Il problema raramente è l'assenza di un sistema. È un sistema scollegato. Pensi a un produttore di pavimenti: l'ordine arriva sul sito, l'etichetta viene stampata a mano nel portale del corriere, il numero di tracking finisce in un foglio di calcolo e il messaggio al cliente parte a parte. Ogni passaggio è piccolo, ma insieme producono errori e ritardi. Questo articolo spiega da cosa è composta un'integrazione delle spedizioni e quando serve davvero.
Da cosa è composta un'integrazione delle spedizioni?
Un'integrazione non è un unico collegamento, ma quattro compiti distinti: creare la spedizione, produrre l'etichetta, seguire lo stato e avvisare il cliente. Quando si crea la spedizione, l'ordine viene tradotto nel formato atteso dal corriere, con l'indirizzo del destinatario, il peso o il volume e il tipo di pagamento. La produzione dell'etichetta è la conseguenza della risposta, perché il corriere restituisce il codice a barre e il numero di tracking.
Il tracking dello stato è la parte che richiede più lavoro. Un corriere segnala che un pacco è in transito, in consegna, consegnato o restituito, o quando viene interrogato o chiamando un indirizzo di notifica proprio. Il software usa uno dei due metodi oppure entrambi. La notifica in sé è un'email, un SMS o una riga di stato nella pagina dell'account, e la sua fonte è sempre il record di tracking.
- Creazione della spedizione: tradurre i dati dell'ordine nel formato del corriere
- Etichetta e codice a barre: una stampa con un clic in magazzino
- Tracking dello stato: interrogazione periodica o aggiornamenti inviati dal corriere
- Notifica al cliente: messaggio automatico quando lo stato cambia
- Registro delle eccezioni: consegna fallita, reso, danno
Come entrano corrieri e spedizionieri in un unico flusso?
Corrieri e servizi di consegna locale lavorano a velocità diverse e con dati diversi. Un corriere di pacchi trasporta una spedizione in più giorni e comunica per tappe. Un fattorino locale consegna lo stesso giorno e spesso condivide una posizione in tempo reale e un orario stimato di arrivo. Per far stare entrambi in un solo flusso, il software deve tenere un proprio vocabolario comune degli stati di consegna.
Funziona così: ogni azienda invia il proprio codice di stato e il software lo associa a uno dei propri stati, come in preparazione, in transito, in consegna, consegnato o problema. Il cliente non deve sapere quale azienda trasporta il pacco, e il team non deve memorizzare ogni codice. Quando si aggiunge una nuova azienda, cresce soltanto la tabella di corrispondenza e le schermate restano come sono.
Come si tengono separati lo stato dell'ordine e quello della consegna?
Lo stato dell'ordine e lo stato della consegna non sono la stessa cosa e vanno memorizzati separatamente. L'ordine descrive le fasi proprie del negozio: pagamento ricevuto, confermato, in preparazione. La consegna inizia quando la spedizione è stata affidata al corriere. Se i due condividono un solo campo, il record perde significato nelle spedizioni parziali, nei resi e nei cambi.
Se un ordine ha tre articoli e due partono oggi mentre uno segue più tardi, ci sono due record di consegna e un record di ordine. Qui il software su misura si guadagna il suo posto rispetto a uno standard: lei può modellare la spedizione parziale, i magazzini divisi o un orario limite per la consegna in giornata secondo le proprie regole.
Mantenga semplice la vista del cliente. Per ogni spedizione, la pagina dell'account ha bisogno di uno stato, di una data di consegna stimata e di un link di tracking. Mostrare il testo di stato grezzo del corriere di solito confonde più di quanto informi.
Che cosa succede quando l'integrazione si interrompe?
Il servizio di un corriere a volte non risponde, un formato di indirizzo viene rifiutato o una notifica arriva in ritardo. La qualità di un'integrazione si vede non quando tutto funziona, ma quando qualcosa si rompe. Se la creazione della spedizione fallisce, l'ordine non deve sparire. Deve entrare in una coda di nuovi tentativi, e il team deve vedere su un solo schermo quali ordini sono trattenuti.
Una spedizione duplicata è altrettanto dannosa. Se una risposta lenta della rete spinge il sistema a inviare la richiesta due volte, il cliente può ricevere due pacchi. Per evitarlo, ogni richiesta di spedizione porta una chiave univoca legata al numero d'ordine, e una seconda richiesta con la stessa chiave non apre una nuova spedizione. Il dettaglio sembra minore, ma è all'origine di molti errori costosi.
- Nuovo tentativo automatico per le spedizioni fallite, con una lista d'attesa visibile al team
- Una chiave di spedizione univoca che impedisce le richieste duplicate
- Errori di validazione dell'indirizzo segnalati prima al team, non al cliente
- Ritorno all'interrogazione periodica quando non arriva una notifica di tracking
Quando ha senso il software su misura e quando uno standard?
La maggior parte delle piattaforme ecommerce standard offre collegamenti già pronti per i corrieri più comuni. Per un negozio che spedisce da un solo magazzino con poche aziende standard, di solito basta e il software su misura non serve. Il criterio non è il numero di corrieri, ma se le sue regole aziendali stanno nel flusso standard.
Il software su misura ha senso quando più magazzini o scorte di negozi alimentano uno stesso ordine, quando il tempo di consegna si calcola per prodotto o per regione, quando una regola sceglie tra fattorino e corriere, quando la spedizione B2B lega i documenti di trasporto al flusso o quando serve uno scambio di dati nei due sensi con un ERP. In questi casi i plugin standard o non bastano o diventano toppe una sull'altra.
Quando l'integrazione delle spedizioni è superflua?
Un'attività che spedisce pochi ordini al giorno, usa un solo corriere e non ha problemi a inviare a mano i numeri di tracking è troppo presto per un'integrazione su misura. Il modulo di spedizione già pronto della piattaforma o il portale del corriere sono sufficienti. Il vero bisogno è di solito mettere ordine nel processo, non scrivere software.
Se il processo non si è ancora stabilizzato, nemmeno il software può stabilizzarlo. Per prima cosa metta per iscritto per un mese il flusso manuale: quale ordine parte con quale azienda, quali errori si ripetono, che cosa chiedono più spesso i clienti. Quell'appunto diventa l'elenco dei requisiti di qualsiasi integrazione successiva ed elimina fin dall'inizio l'ambito superfluo.
Quali errori sono frequenti nell'integrazione delle spedizioni?
L'errore più comune è costruire soltanto il percorso felice: spedizione creata, consegnata. Se resi, consegne fallite, pacchi danneggiati e spedizioni parziali non vengono progettati come casi distinti, il team continua a gestirli a mano nei fogli di calcolo e il vantaggio dell'integrazione si perde a metà.
Il secondo errore è portare i codici di stato del corriere direttamente nell'interfaccia, così che cambiare corriere significhi cambiare ogni schermata. Il terzo è non testare le notifiche: l'ambiente di prova di un corriere può comportarsi diversamente da quello reale, e il primo ordine vero porta una sorpresa. Il quarto è ignorare la manutenzione. Le interfacce dei corrieri cambiano nel tempo, e un'integrazione va tenuta d'occhio come una parte viva del sistema.
Un'integrazione delle spedizioni riunisce quattro compiti: spedizione, etichetta, tracking e notifica. Il suo valore nasce dal costruirli con un vero vocabolario degli stati e pensando ai casi di errore. Se usa pochi corrieri e le sue regole sono standard, basta un modulo già pronto; se le sue regole non stanno nello standard, vale la pena valutare un software su misura. Se desidera chiarire insieme in quale gruppo rientra il suo flusso, possiamo fissare un incontro conoscitivo con rabbitclip.
Domande frequenti
Come funziona l'integrazione con i corrieri in un software ecommerce su misura?
Il software invia l'ordine al servizio del corriere, riceve l'etichetta e il numero di tracking e segue i cambi di stato con interrogazioni periodiche o tramite le notifiche del corriere. Queste informazioni vengono scritte nel record dell'ordine e passate al cliente in automatico.
Usare più corrieri rende l'integrazione più difficile?
Comporta un po' di lavoro in più, perché ogni corriere ha i propri codici di stato e il proprio formato di dati. Con un vocabolario comune degli stati di consegna, aggiungere un corriere amplia soltanto la tabella di corrispondenza.
Un fattorino locale e un corriere di pacchi si possono gestire in un solo sistema?
Sì. Nonostante le differenze di velocità e di dati, entrambi possono collegarsi allo stesso record di spedizione. Una regola, come un orario limite per la consegna in giornata, permette al software di decidere quale usare.
Quando serve un software su misura invece di un plugin già pronto?
Quando ha più magazzini, tempi di consegna che variano per prodotto o regione, regole di spedizione parziale o un flusso di dati nei due sensi con un ERP. Per un solo magazzino e corrieri standard, un modulo già pronto di solito basta.
