Datos de producto y gestión de catálogo: una sola fuente

Una única fuente significa que cada dato se edita en un solo lugar y todos los demás se alimentan de él. Cuando cambia un precio, usted lo cambia una vez, y la web, el marketplace y el documento de presupuesto se actualizan solos. Con varias fuentes, cada cambio se convierte en varias ediciones manuales, y siempre se olvida una.

El coste de una actualización olvidada llega al cliente. Entra un pedido al antiguo precio del marketplace, un artículo figura en stock en la web cuando ya se ha agotado, un mismo producto tiene medidas distintas en dos canales y se convierte en motivo de devolución. Cada error es pequeño; juntos desgastan la confianza y el margen.

Una única fuente también protege el tiempo de su equipo. En lugar de preparar los productos desde cero para cada canal nuevo, usted convierte los datos existentes al formato de ese canal.

Fije la lista de campos según el canal más exigente. Los marketplaces suelen pedir marca, código de barras, categoría y campos de atributos obligatorios, mientras que su propia web necesita además valores de atributos para la búsqueda y el filtrado. Si recoge una sola vez la versión más completa, abastecer a los canales más sencillos es fácil; al revés, tendría que reunir de nuevo los datos.

Dé a cada producto un identificador único y no lo reutilice nunca. Un código de stock, un código de barras y una dirección web no son lo mismo; deben figurar juntos en la misma ficha, para que esta no se rompa si uno de ellos cambia.

• Un identificador único de producto y un código de stock
• Marca, código de barras y categoría
• Nombre, descripción corta y descripción larga
• Variantes como color, talla y dimensiones, cada una con su propio código
• Imágenes: imagen principal, imágenes adicionales, orden y texto alternativo
• Precio, moneda e información fiscal, con un campo aparte cuando un canal tiene su propia regla de precios

Cada campo necesita un responsable. La dirección o el área comercial fija el precio, el almacén aporta el stock, el equipo de contenido redacta la descripción y el equipo de fotografía prepara las imágenes. Un campo sin responsable se deteriora con el tiempo; si todos pueden editarlo, nadie responde de él.

Limite los permisos de edición. Un esquema en el que todos pueden leer pero solo el responsable puede cambiar corta los errores desde el principio. Si los cambios quedan registrados, cuando algo sale mal puede ver quién cambió qué y cuándo.

En un equipo pequeño la responsabilidad puede recaer en una sola persona; lo importante es que esté por escrito. Un equipo que sabe quién hace qué no tropieza con unas vacaciones o una baja.

Cada marketplace tiene su propio árbol de categorías, sus campos obligatorios y sus reglas de imagen. El enfoque más sólido es mantener sus datos en un solo formato y preparar para cada canal una tabla de correspondencias: qué categoría suya equivale a qué categoría de allí, qué nombre de atributo suyo equivale a qué campo de ellos. La correspondencia se construye una vez y los productos nuevos encajan automáticamente.

Para automatizar la transferencia puede usar las vías de integración que ofrezca el marketplace; como estas cambian con el tiempo, consulte la documentación vigente. Mientras no exista una integración, una transferencia mediante hoja de cálculo puede servir de solución provisional, siempre que la hoja sea una salida generada desde la fuente y no la fuente misma.

Mantenga separado el contenido específico de cada canal. La longitud de los títulos y las convenciones de palabras clave difieren en los marketplaces; copiar sin cambios la descripción de la web rinde mal allí y puede crear problemas de contenido duplicado en los buscadores.

Con unos cientos de productos y uno o dos canales, suele bastar una hoja de cálculo bien construida o el propio panel de su tienda. Un PIM aparte empieza a tener sentido con miles de productos, muchas variantes, varios idiomas, muchos canales y varias personas introduciendo datos a la vez.

Antes de elegir una herramienta, escriba la necesidad: cuántos productos, cuántos canales, cuántos idiomas, quién introduce los datos, de dónde vienen. Si las respuestas apuntan a un proceso más que a una herramienta, construya primero el proceso. Una herramienta resuelve un problema complicado, pero no ordena unos datos desordenados; solo los guarda en un lugar más caro.

El error más habitual es recopilar datos y no limpiarlos nunca. Si una marca se escribe de tres maneras y un color con cinco nombres, los filtros y las correspondencias se rompen. Establezca primero un vocabulario común: nombres de marcas, nombres de colores y unidades escritos de una sola forma.

El segundo es olvidarse de las imágenes. El texto está ordenado, pero las fotografías tienen tamaños y fondos distintos, y el catálogo parece disperso. El tamaño de las imágenes y las reglas de nomenclatura forman parte de las reglas de datos.

El tercero es no poder deshacer un cambio. Antes de una actualización masiva de precios o descripciones, haga una copia del estado actual; una sola operación masiva equivocada puede dañar cientos de productos.

• Sin vocabulario común para marca, color y talla
• Escribir a mano la misma información en varios lugares
• No hacer una copia de seguridad antes de una actualización masiva
• Copiar sin cambios los textos de la web a un marketplace

Si tiene pocos productos y vende por un solo canal, un sistema de catálogo aparte es innecesario. El panel de su web es la fuente; basta con rellenar los campos de forma coherente. Una instalación pesada introducida demasiado pronto crea trabajo para el equipo y nadie la usa.

Tampoco cambie la estructura de la fuente en mitad de una gran migración, de un cambio de plataforma o de un periodo de campaña intenso. Documente primero el estado actual y haga el traslado en un periodo tranquilo. Si desea revisar los títulos y las descripciones de su web, puede usar nuestro generador de etiquetas meta.