Инструменты ИИ в компании: перечень и политика на странице
Какими ИИ-инструментами ваши сотрудники уже пользуются? Как составить перечень, разделить данные по классам и написать политику на одну страницу.
Команда rabbitclipПубликация: 5 мин чтения
Коротко
Политика использования ИИ в компании это короткий письменный документ, который чётко устанавливает, какими ИИ-инструментами сотрудники могут пользоваться, для каких задач и с какими видами данных. Первое, что нужно сделать до того, как приступать к её написанию, это составить перечень: список инструментов, которыми ваша команда пользуется на самом деле, ведь в большинстве компаний, помимо официально одобренных инструментов, есть и другие, которыми пользуются через личные учётные записи. Когда перечень, классы данных и одна страница правил готовы, политика становится тем, что вы действительно можете требовать выполнять и спокойно объяснять сотрудникам.
Цель политики вовсе не в том, чтобы запретить ИИ, а в том, чтобы сделать связанный с ним риск управляемым. Запрет, как правило, лишь делает инструмент невидимым, тогда как правило говорит людям, что разрешено, а что ограничено. Ниже мы по очереди и по порядку разбираем, как составить перечень, что должны содержать правила и как поддерживать политику живой.
Почему начинать с перечня инструментов?
Нельзя управлять тем, чего не видишь. Сотрудники сами начинают пользоваться ИИ-инструментом, чтобы составлять черновики, переводить, пересказывать или наводить порядок в электронной таблице, нередко через собственные учётные записи и нередко никому об этом не говоря. Редко это происходит по злому умыслу; чаще из желания быстрее сделать работу. Но руководство при этом не может видеть, какие данные куда уходят.
Перечень как раз и делает это скрытое использование видимым. Цель не в том, чтобы кого-то обвинить, а в том, чтобы нарисовать общую картину, поэтому честнее задавать вопрос как предложение помощи, а не как проверку: какие инструменты облегчают вашу работу, и давайте поместим их в надлежащие рамки.
Что должен фиксировать перечень?
Перечень может быть совсем простым, как обычная таблица. Каждая строка это инструмент, а каждый столбец это вопрос. Он должен быть достаточно коротким, чтобы его было легко заполнить, и составлен так, чтобы руководители команд могли заполнить его от имени своих команд.
Приведённых ниже заголовков для большинства компаний вполне достаточно для начала.
- Название инструмента и поставщик
- Какая команда им пользуется и для какой задачи
- Чья это учётная запись: корпоративная или личная
- Какого вида данные в него вводятся
- Как инструмент использует введённые данные и каковы его настройки хранения
- Владелец инструмента: человек в компании, который за него отвечает
Как определяются классы данных?
Самая полезная часть любой политики это разделение данных по классам. Если поместить всё в одну-единственную категорию, то либо будет запрещено всё, либо не будет защищено ничего. Обычно достаточно трёх или четырёх классов: общедоступная информация, внутренняя информация, конфиденциальная информация и персональные данные.
Для каждого класса вы прямо записываете, какими инструментами можно пользоваться. Бесплатный инструмент может подойти для черновика общедоступного текста, а документ с данными клиентов попадает только в те инструменты, которые компания одобрила после изучения их условий обработки данных. Если каждый класс проиллюстрирован понятными примерами, сотрудники не колеблются: прайс-лист, имя клиента, договор, личное дело сотрудника.
Правила обработки персональных данных различаются в зависимости от страны и отрасли, поэтому этот раздел должен проверить юрист или ответственный за защиту данных.
Что должна содержать политика использования на одну страницу?
Длинная политика это политика, которую никто не читает до конца. Одна страница достаточно коротка, чтобы обычный человек мог её запомнить. Она должна отделять разрешённое от неразрешённого, оставлять ответственность за сотрудником и показывать, где можно получить помощь.
Приведённые ниже заголовки вместе образуют основной каркас политики на одну страницу.
- Список одобренных инструментов и разрешённых для каждого задач
- Какой класс данных в какой инструмент можно вводить
- Человек читает результат до того, как он будет опубликован или отправлен клиенту
- К кому обращаться, когда кто-то хочет попробовать новый инструмент
- Кого и как именно уведомлять, если есть подозрение на ошибку или утечку данных
Как поддерживать политику живой?
Написанное правило, которое никто никогда не объяснял, так и остаётся лежать в ящике стола. Представить политику команде на короткой встрече с настоящими примерами из работы получается лучше, чем разослать длинное письмо. Люди следуют правилу, когда понимают его причину; если они видят только запрет, они находят способ его обойти.
Поскольку инструменты и условия поставщиков часто меняются, политику и перечень нужно пересматривать через определённые промежутки времени, добавляя новые инструменты и убирая неиспользуемые. Кто-то обязательно должен за это отвечать. Один человек, назначенный с первого дня, не даст этому превратиться в ничью задачу.
Какие ошибки встречаются чаще всего?
Политики обычно терпят неудачу по одним и тем же нескольким причинам, которые повторяются из компании в компанию.
- Написать политику, не составив сначала перечень
- Запретить любое использование ИИ и вытолкнуть сотрудников в скрытое использование
- Написать политику длинной и юридическим языком
- Оставить классы данных без примеров
- Написать политику, один раз представить её и больше никогда не пересматривать
Когда подробная политика не нужна?
В очень маленькой команде, где ИИ используется только для черновиков общедоступных материалов, длинный документ это просто лишнее бремя. Нескольких предложений общих правил и одного списка одобренных инструментов может быть достаточно.
Напротив, в тех компаниях, которые работают с данными клиентов, здоровьем, финансами или правом, простого правила недостаточно. Классы данных и одобрение инструментов нужно прописать подробнее, а также получить юридическую консультацию.
Проверка проста: какие самые чувствительные данные могут попасть в инструмент. Если ответ это общедоступный текст, хватит лёгкого правила; если это запись о клиенте, нужна более подробная политика. Небольшим командам стоит задать этот вопрос снова, когда они вырастут или возьмут клиентов нового типа; лёгкое правило незаметно становится недостаточным, как только работа делается более чувствительной.
Политика использования ИИ начинается с перечня, затем делит данные на классы и в итоге укладывается на одну страницу. Компания, которая очерчивает рамки вместо того, чтобы вводить запрет, ускоряет работу своих людей и при этом знает, куда уходят её данные. Если вы хотите вместе пересмотреть использование, которое уже идёт в вашей компании, можно назначить ознакомительную встречу с rabbitclip.
Частые вопросы
Какой длины должна быть политика использования ИИ в компании?
Для большинства компаний вполне достаточно одной страницы. Она должна ясно и коротко охватывать одобренные инструменты, классы данных, проверку результатов человеком и то, к кому обращаться с вопросом или проблемой.
Как найти инструменты, которыми сотрудники пользуются через личные учётные записи?
Спросите в опросе без обвинений, какие инструменты облегчают их работу. Честные ответы дают обещание надлежащих рамок, а не угроза запрета.
Решение ли полностью запретить ИИ?
Как правило, нет. Запрет не устраняет использование, он его скрывает. Сотрудники продолжают тихо пользоваться инструментом, а руководство не может понять, какие данные куда уходят.
Кто должен готовить политику?
Руководитель, который знает работу, должен подготовить её вместе с тем, кто занимается данными и юридическими вопросами. Разделы о персональных данных обязательно должен проверить юрист или ответственный за защиту данных.
