Как использовать ИИ-ассистента в бизнесе: 10 конкретных задач

Ассистент особенно силен в работе с языком: писать, кратко излагать, перестраивать, переводить и подстраивать текст под другого читателя. Привести в порядок уже готовый материал и придать ему форму для него легко. Он слаб там, где от него требуют создавать факты из ничего, потому что он может писать так, будто знает то, чего не знает.

Поэтому правило простое: материал даете вы, форму строит он, а точность проверяете вы. Не оставляйте цену, дату, юридическое положение или техническую деталь товара на память ассистента; вносите эти сведения в текст сами, из вашего собственного источника.

Проведите границу конфиденциальности до того, как начнете выполнять любую задачу. Не вставляйте персональные данные клиентов, сведения о личности и о состоянии здоровья, пароли и ключи доступа, тексты договоров с условием о конфиденциальности, а также непубликованные документы о ценах и стратегии. При необходимости сначала уберите имена и суммы и обезличьте текст.

То, как инструмент обращается с данными, хранит ли он их и использует ли для обучения моделей, различается у разных поставщиков и на разных тарифах. Прочитайте об этом в условиях самого инструмента. Для любого использования, связанного с персональными данными, спросите юриста о законодательстве о защите данных.

Первые пять задач это письменные продукты. В каждой из них ассистент строит черновик, а вы его проверяете.

Общий принцип таков: чем больше собственных знаний ассистент добавляет в текст, тем труднее найти ошибку. Давайте тексту ваш собственный материал.

• Черновик коммерческого предложения: передайте объем работ и условия; цену, сроки и условия оплаты проверьте сами, по одному пункту, до отправки
• Ответ на письмо клиента: дайте краткое изложение вопроса и нужный тон; сравните каждую обещанную дату и сумму с вашими записями
• Протокол совещания: дайте свои заметки или расшифровку, которой вам разрешено делиться; подтвердите решения и поручения у того, кто присутствовал
• Текст FAQ: передайте реальные вопросы клиентов и ваши ответы; сравните каждый ответ с вашей действующей политикой
• Описание товара: передайте список характеристик; сравните каждое прилагательное, добавленное ассистентом, с товаром и удалите любую характеристику, которой у него нет

Остальные пять задач преобразуют материал, который у вас уже есть. Это область, где ассистент наиболее надежен, но и его результат не уходит без проверки.

В переводе не используйте юридический, медицинский или ценовой текст до тех пор, пока его не прочитал человек.

• Перевод: быстрый черновик для коротких повседневных текстов; все, что содержит договорные, ценовые или технические термины, пусть проверит тот, кто знает язык
• Краткое изложение таблиц и отчетов: передайте таблицу; сравните каждую цифру в изложении с источником, потому что числа могут быть перенесены неверно
• Идеи и черновики постов для соцсетей: передайте тему и голос бренда; уберите утверждения о товаре и даты, а пост утвердите сами
• Черновики объявлений о вакансиях и внутренних сообщений: передайте описание должности; оплату, условия работы и юридические формулировки напишите или проверьте сами
• Группировка отзывов клиентов: уберите персональные данные и передайте отзывы; убедитесь на нескольких примерах, что темы действительно соответствуют отзывам

Достаточно одного правила: ни один факт, написанный ассистентом, не уходит без сверки с его источником. Под фактом мы понимаем число, дату, имя, цену, юридическое утверждение или утверждение о том, что что-то существует. Для каждого факта существует место, которому вы уже доверяете: договор, прайс-лист, календарь, страница товара. Факт, указанный в тексте, сравнивается именно с этим источником.

Пусть все, что будет отправлено, прочитает второй человек, знающий эту работу, особенно предложения, договоры и официальную переписку с клиентами. Даже короткий контрольный список по числам, именам, датам и обещаниям превращает это правило в привычку.

Первая ошибка это отправить результат непрочитанным. Гладкий текст выглядит так, будто его прочитали, но в нем может быть неверная дата или выдуманная деталь. Вторая ошибка это вставлять конфиденциальную информацию, не спросив; данные, вставленные однажды, возможно, нельзя вернуть. Третья ошибка это команда, которая пользуется ассистентом с личными аккаунтами и без правил, так что никто не знает, кто что и куда вставил.

Четвертая ошибка это позволить ассистенту принимать решения. Получит ли клиент скидку и уйдет ли предложение это деловое решение; ассистент может перечислить варианты, но решение за вами. Пятая ошибка это пытаться решить все одной длинной инструкцией. Если разбить большую работу на отдельные шаги, проще становится и получение результата, и его проверка.

Там, где цена ошибки высока, а проверка затруднена, не делайте ассистента основным исполнителем: сюда относятся юридическое заключение, налоговый расчет, медицинская консультация и условия договора. В такой работе ассистент может самое большее помочь вам упорядочить вопросы, которые вы зададите специалисту.

Объяснять ассистенту короткое сообщение, которое вы и так знаете, часто дольше, чем написать его. Сообщения, несущие ваш собственный голос, например личное извинение или благодарственную записку, следует писать самому и от руки. Используйте инструмент там, где он уменьшает нагрузку, а не просто ради того, чтобы им воспользоваться.