Автоматизация согласования: отпуска, счета, предложения
Как настроить автоматическое согласование отпусков, счетов и коммерческих предложений: кто что утверждает, где возникают задержки и чем помогает ИИ.
Команда rabbitclipПубликация: 5 мин чтения
Коротко
Автоматизировать процесс согласования значит заранее записать, кому уходит заявка, какие сведения она содержит, сколько она может ждать и где фиксируется решение, а затем поручить программе проводить заявки по этому маршруту. Решение остаётся за человеком; автоматизация не даёт заявкам теряться, попадать не на тот стол или приходить неполными. ИИ может помогать на разных участках цепочки, например кратко пересказывая счёт и отмечая, чего в нём не хватает, но решение об одобрении он не принимает, а поскольку он способен ошибаться, его результат проверяется.
Согласование отпусков, счетов и коммерческих предложений выглядит похоже, но у каждого свой риск, свой темп и своё правило. В этой статье мы рассмотрим все три по очереди, а затем общие принципы. Её цель не в том, чтобы рекомендовать какую-то программу, а в том, чтобы перечислить решения, которые нужно принять до того, как вы что-либо настроите.
Почему процессы согласования буксуют?
Большинство процессов согласования буксует не из-за отсутствия правил, а потому что правило не одинаково в голове у каждого. Заявка приходит по электронной почте, нужный человек в отпуске, заместитель не назначен чётко, и заявка тонет в окне мессенджера. В сети спа, когда управляющая филиалом хочет закупить расходные материалы, то, согласует ли это головной офис или регион, нередко зависит от того, кого спросить.
Первая задача автоматизации состоит в том, чтобы записать эту неопределённость на бумаге. Кто согласует до какой суммы, кто замещает в случае отсутствия и сколько заявка может ждать, нужно записать в первую очередь. Без этого никакая программа не починит сам процесс; она лишь станет быстрее разносить беспорядок из одного места в другое.
Чем отличаются согласование отпусков, счетов и коммерческих предложений?
Заявка на отпуск несёт простые сведения: даты, продолжительность, замещение. Риск в том, что в этот день в команде не хватит людей, а согласование обычно идёт прямо к непосредственному руководителю. Программа может проверять пересечения: отсутствует ли в тот же день другой сотрудник и остаётся ли достаточно дней отпуска.
При согласовании счёта риск связан с деньгами. Счёт должен быть привязан к заказу или договору, сумма и реквизиты поставщика должны совпадать, а один и тот же счёт нельзя оплачивать дважды. С ростом суммы количество ступеней согласования увеличивается. В коммерческом предложении риск заключается в обязательстве: цена, скидка и условия поставки связывают компанию. Здесь согласующему нужно прочитать не только итоговую сумму, но и условия.
- Отпуск: проверка пересечений, оставшихся дней и замещения
- Счёт: сверка с заказом, согласованность суммы и проверка двойной оплаты
- Предложение: проверка предела скидки, условий поставки и срока действия
- Общее для всех трёх: запись о том, кто согласовал, когда и на каком основании
Как проектируется маршрут согласования?
Маршрут согласования строится на трёх вопросах: кто согласует, при каком пороге заявка поднимается на ступень выше и что происходит, если никто не отвечает. Порог обычно задаётся суммой или областью влияния. Что означает молчание, тоже нужно записать в самом начале; заявка, по которой истёк срок, не одобряется автоматически, она уходит напоминанием заместителю или на следующую ступень.
Делайте маршрут как можно короче. Каждый дополнительный шаг увеличивает ожидание и размывает ответственность; документ, подписанный тремя людьми, зачастую целиком не прочитал ни один из них. Лучше меньше шагов, но с ясным и чётким пониманием того, на что именно смотрит каждый из согласующих.
Где ИИ помогает и где ему следует остановиться?
ИИ полезен при подготовке, до того как заявка дойдёт до согласующего: считать из счёта сумму, поставщика и срок оплаты, отметить необычный пункт в коммерческом предложении, сократить длинное описание заявки до трёх предложений. Всё это сокращает время, которое тратит согласующий, но не заменяет его собственного решения.
Риск ошибки реален. Модель может неверно прочитать цифру, пропустить пункт или подать несуществующую деталь так, будто она есть. Поэтому согласующему показывают исходный документ, а не только краткую сводку; критичные поля, например сумма, проходят вторую проверку, основанную на правилах; а результат через регулярные промежутки проверяется выборочно. Шаги решения, платежа и обязательства всегда остаются за человеком.
Записи о счетах и отпусках содержат персональные и финансовые данные. В какой сервис эти данные отправляются, где хранятся и кто может их видеть, нужно решить заранее; о границах требований GDPR проконсультируйтесь с юристом.
Когда автоматизация согласований не нужна?
В команде, которая получает несколько заявок в месяц, где один согласующий и все знают друг друга, автоматизация может лишь добавить лишней возни. Письмо по электронной почте и общая таблица нередко справляются с задачей достаточно хорошо и не требуют от людей осваивать какой-то новый инструмент.
Плохо подходят и процессы, правила которых ещё не устоялись. Там, где пороги меняются каждый месяц, а споры о том, кто уполномочен, не утихли, рабочий процесс не поспевает за меняющимися правилами и вскоре превращается в препятствие, которое люди обходят стороной. Сначала окончательно утвердите правило, и только потом стройте маршрут.
- Работа с очень небольшим числом заявок и единственным согласующим
- Процессы, где полномочия и пороги всё ещё оспариваются
- Решения, которые каждый раз требуют отдельной оценки и не поддаются стандартизации
Какие ошибки допускают чаще всего?
Самая распространённая ошибка: переносить существующий, разрозненный процесс в программу как есть. Ненужные шаги переезжают вместе с ним, и процесс остаётся медленным, только теперь в цифровом виде. Упростите процесс как следует, прежде чем его автоматизировать.
Вторая ошибка: не вести никакой записи. Если не сохраняется, кто согласовал, когда и что при этом видел, процесс невозможно подтвердить в споре или при проверке. Третья: забыть правила замещения и исключений. Согласующий в отпуске, заявка, застрявшая на праздники, счёт, разбитый на части, чтобы оказаться чуть ниже предела. Эти случаи проявляются уже в первую неделю работы рабочего процесса, поэтому думайте о них с самого начала, а не после первых сбоев.
Автоматизация согласований не в том, чтобы отдать решение машине; она в том, чтобы заявка дошла до нужного человека, с полными сведениями и с записью в журнале. Правила для отпусков, счетов и коммерческих предложений записываются отдельно; ИИ помогает при подготовке, а решение, платёж и обязательство остаются за человеком. Если вы хотите вместе просмотреть маршруты согласования в вашем бизнесе, мы будем рады провести с вами ознакомительную встречу: договориться о ней с rabbitclip можно в любое время.
Частые вопросы
Может ли автоматизация согласований принимать решения сама?
Для малорисковой работы с чётким правилом можно определить автоматическое одобрение ниже установленного порога. Для платежей, обязательств и всего, что нельзя отменить, решение должно оставаться за человеком.
Что, если ИИ неверно прочитает счёт?
Этот риск реален. Согласующему показывают и исходный документ, такие поля, как сумма, проверяются отдельной проверкой на основе правил, а сводки через регулярные промежутки проверяются выборочно.
Что происходит с заявкой, если согласующий в отпуске?
В рабочий процесс записывается правило замещения. Заявка уходит заместителю или на следующую ступень; заявка, по которой истёк срок, не одобряется тихо, а возвращается кому-то на стол в виде напоминания.
Нужно ли это малому бизнесу?
Если заявок мало, может хватить общей таблицы и ясного правила. Строить рабочий процесс имеет смысл, когда заявки начинают ждать или теряться.
