Архивирование корпоративной почты: сроки хранения
Сколько нужно хранить корпоративную почту, что требует 152-ФЗ и общее налоговое законодательство, и как выстроить практичную систему архивирования.
Команда rabbitclipПубликация: 4 мин чтения
Коротко
Единого срока хранения корпоративной почты, действующего во всех странах, не существует: закон о персональных данных требует от компании письменно определить цель хранения каждой категории данных и регулярно пересматривать этот срок, а налоговое и коммерческое законодательство добавляет собственные требования к документам, связанным с хозяйственной деятельностью. Реальный срок для конкретного письма зависит от страны, отрасли и типа документа, поэтому называть одну универсальную цифру рискованно.
Производитель напольных покрытий, которому нужно предъявить старое письмо в споре с поставщиком, часто обнаруживает, что оно уже недоступно, потому что учетная запись ответственного сотрудника давно закрыта. Архивирование означает отдельную от почтового ящика копию; запись сохраняется даже после закрытия аккаунта или увольнения сотрудника.
Что такое архивирование почты и чем оно отличается от резервного копирования?
Архивирование почты означает долговременное хранение неизменяемой и доступной для поиска копии отправленных и полученных писем, обычно в системе, отдельной от самого почтового ящика. Резервная копия, напротив, это краткосрочная копия для восстановления системы после сбоя; у них разные задачи.
Найти одно конкретное письмо через три года в резервной копии почти всегда невозможно или крайне трудоемко; система архивирования создана именно для этого, с поиском по дате, отправителю или теме.
Что реально требует закон о персональных данных по срокам хранения?
Закон о персональных данных не устанавливает единого срока хранения для переписки с персональными данными; он ожидает, что компания составит письменный график хранения, обосновывающий срок для каждой категории данных, и будет регулярно его пересматривать. Хранить все бессрочно «на всякий случай» не считается допустимой практикой.
Для документов с налоговым значением добавляются национальные нормы; налоговое законодательство устанавливает собственные требования к хранению бухгалтерских и хозяйственных документов, при этом точный срок различается в зависимости от типа документа и должен уточняться отдельно.
Что добавляет налоговое законодательство к деловой переписке?
Налоговое и бухгалтерское законодательство регулирует хранение документации, связанной с деятельностью компании, включая деловую переписку договорного или учетного характера; цель здесь не только защита персональных данных, но и прослеживаемость хозяйственных операций.
Когда требование об удалении по закону о персональных данных пересекается с налоговым требованием о хранении, на практике безопаснее применять более длительный срок; этот момент не стоит определять на глаз, лучше уточнить его вместе с бухгалтером для каждого типа документа.
Как выстроить систему архивирования?
Для небольшой компании архивирование это скорее вопрос дисциплины, чем сложного программного обеспечения.
- Учетная запись увольняющегося сотрудника не удаляется сразу; сначала она архивируется, а закрывается только по истечении установленного срока
- Деловая переписка, договоры, заказы, письма по счетам, хранится в отдельной папке или инструменте архивирования
- Срок хранения размечается по типу документа; применение одного срока ко всему приводит к тому, что часть документов удаляется слишком рано, а другая хранится намного дольше необходимого
- Инструмент архивирования должен позволять поиск по дате и отправителю, иначе архив существует только на бумаге
Кто и к какому почтовому ящику может получить доступ?
Доступ работодателя к почтовому ящику сотрудника не является неограниченным; он должен опираться на законную цель, расследование, передачу дел, требование о хранении, и об этой цели сотрудник должен быть уведомлен заранее.
Личные сообщения часто смешиваются с рабочей почтой; политика архивирования должна отдельно оговаривать это разделение, указывая, что долговременно хранится только деловая переписка, а личное содержимое обрабатывается отдельно.
Частые ошибки
Архивирование обычно либо вообще не внедряется, либо настраивается один раз и больше никогда не проверяется.
- Немедленно удалять учетную запись уволившегося сотрудника, теряя вместе с ней деловую переписку
- Хранить все письма бессрочно, что увеличивает и стоимость хранения, и риск при утечке данных
- Оставлять срок хранения на усмотрение отдельных сотрудников вместо письменной политики
- Настроить архив и никогда не проверять, действительно ли работают поиск и доступ
Почему архив имеет значение при споре?
В споре о цене между производителем спецодежды и поставщиком самым весомым доказательством в суде обычно оказывается не договор, а переписка того периода; когда была согласована дата поставки, какая цена была реально подтверждена, чаще всего видно именно в письмах. Без архива эта переписка обычно уже удалена, или никто не может сказать, в каком аккаунте она осталась.
То же самое верно и в трудовом споре; когда именно было вынесено предупреждение и в каких формулировках, подтверждается записью переписки. Без архивирования процесс держится на устных утверждениях, что является намного более слабой позицией.
Архивирование почты это не резервная копия на случай сбоя, а сохранение доступности юридического и делового доказательства в течение долгого времени. Правильный срок хранения, правильный доступ и система с поиском имеют наибольшее значение при споре. На вводной встрече с rabbitclip можно вместе разобрать текущую настройку почты и архивирования.
Частые вопросы
Заменяет ли резервное копирование почты архивирование?
Нет. Резервная копия нужна для восстановления системы, а не для поиска одного письма спустя годы; оба инструмента должны применяться вместе.
Сколько лет нужно хранить деловую переписку?
Единой цифры нет; срок зависит от страны, типа документа и применимого налогового и коммерческого законодательства, и его стоит уточнять вместе с бухгалтером.
Устанавливает ли закон о персональных данных фиксированный срок хранения?
Нет. Он требует письменного графика хранения, обоснованного целью, и регулярного пересмотра, а не единого срока.
Нужно ли сразу удалять почту уволившегося сотрудника?
Нет. Сначала нужно проверить наличие деловой переписки, при необходимости архивировать ее и только потом закрывать аккаунт.
Действительно ли архив имеет значение в юридическом споре?
Да. Хотя переписка не так обязательна, как подписанный договор, она остается конкретным доказательством того, кто и когда что сказал; без архивирования это доказательство обычно теряется.
