Как выбрать сервис корпоративной почты: главные критерии
Сравните сервисы корпоративной почты по доставляемости, поддержке DKIM, объёму хранилища, администрированию и лёгкости переноса: простое руководство.
Команда rabbitclipПубликация: 6 мин чтения
Коротко
Сервис корпоративной почты позволяет отправлять и получать письма с домена вашей компании (name@vashakompaniya.ru), а правильный выбор зависит от пяти критериев: насколько надёжно ваши письма доходят до папки входящих у получателя (доставляемость), поддержка DKIM, то есть проверки отправителя, которая доказывает, что письмо отправили вы, объём хранилища почтовых ящиков, инструменты администрирования и то, насколько легко вы сможете позже перейти на другой сервис. Название сервиса и его доля рынка эти критерии не заменяют; один и тот же продукт может подойти маленькой команде и оказаться тесным для большой.
Выбор, как правило, сводится к одному из двух путей. С одной стороны, облачные офисные пакеты вроде Google Workspace и Microsoft 365, которые предлагают почту вместе с календарём, общими документами и средствами для встреч. С другой стороны, почтовый хостинг, который поставляется вместе с хостингом сайта или покупается отдельно и даёт почту и почти ничего больше. Оба варианта справляются с задачей; разница в том, что вам нужно и кто будет этим управлять.
Эта статья сравнивает сервисы по критериям, а не по брендам, и объясняет, какой путь уместен в какой ситуации и какие ошибки совершают при выборе. Цены и сравнения тарифных пакетов мы намеренно опускаем: они часто меняются, а решение в любом случае принимается по критериям.
Какие бывают сервисы корпоративной почты?
Первый вид это облачный офисный пакет. Почта, календарь, облачное хранилище и совместное редактирование документов собраны в одной учётной записи, а пользователи и права управляются из одной панели. Эта целостность дороже ценится по мере роста команды, потому что приём нового сотрудника или уход прежнего оформляются одной операцией.
Второй вид это почтовый хостинг. Обычно он идёт в комплекте с тарифом на хостинг сайта, почтовые ящики в нём простые и закрывают базовые потребности, но инструменты администрирования, функции безопасности и уровень поддержки сильно различаются у разных провайдеров. Третий и более редкий вид это собственный почтовый сервер; поскольку обслуживание и ответственность за доставляемость целиком ложатся на вас, для малого и среднего бизнеса это редко бывает разумным выбором.
Почему доставляемость и поддержка DKIM это первый критерий?
Если ваше письмо не доходит до получателя или попадает в папку со спамом, любая другая функция теряет ценность. Доставляемость зависит отчасти от репутации сервиса, а отчасти от того, насколько правильно вы его настроите. В общей инфраструктуре плохое поведение другого клиента может испортить репутацию общих адресов отправки; хорошо управляемый сервис снижает этот риск, следя за своими адресами отправки и ограничивая злоупотребления.
Для проверки отправителя сервис должен позволять добавить подпись DKIM для вашего собственного домена; вместе с SPF и DMARC эта тройка не даёт считать ваши письма подделкой. Сервис, который подписывает письма только своим доменом, а не вашим, оставляет проверку слабой. Достаточно спросить перед покупкой: «Могу ли я подписывать письма DKIM от имени своего домена?» После настройки вы сможете проверить положение дел с помощью нашего инструмента проверки DNS-записей почты.
Доставляемость нельзя настроить один раз и забыть. Обратите внимание и на то, сообщает ли сервис о проблемах с отправкой и показывает ли, почему письма были отклонены.
Как сравнивать объём хранилища, администрирование и лёгкость переноса?
Потребность в объёме различается у разных людей и в разных видах работы; отделы продаж и проектные команды, которые обмениваются множеством вложений, упираются в лимит раньше. Важно, относится ли лимит к каждому ящику или к общему пулу, и что происходит при его заполнении: входящая почта отклоняется или вы просто получаете предупреждение?
Для администрирования и лёгкости переноса практический список проверки выглядит так.
- Можно ли добавить нового сотрудника и закрыть учётную запись ушедшего из одной панели
- Можно ли передать ящик ушедшего сотрудника, не удаляя его
- Предлагаются ли двухэтапная проверка и управление сеансами
- Можно ли выполнить требования к архивированию и хранению
- Можно ли экспортировать данные в стандартном формате, то есть при желании уйти позже
Какому бизнесу какой путь выбрать?
Для команды из нескольких человек, которой нужна только почта, почтовый хостинг это простое и, как правило, достаточное решение. Если команда растёт, делится документами и календарями или регулярно работает с нескольких устройств, облачный офисный пакет даёт целостность и облегчает администрирование.
В регулируемых отраслях (здравоохранение, юриспруденция, финансы и подобные) решающими становятся местонахождение данных, архивирование и требования к журналам доступа; тогда юридическая часть и часть о соответствии требованиям в списке проверки выходят на первое место, и разумно обратиться к юристу. Для компаний с обширной перепиской с клиентами, например сети спа-центров или производителя напольных покрытий, доставляемость и архивирование могут оказаться двумя главными критериями.
Когда выбор оказывается неверным?
Самый частый неверный выбор это следовать за брендом, а не за потребностью. Команда из трёх человек, которая платит за пакет, полный ненужных ей инструментов, и команда из тридцати человек, которая обходится простыми ящиками без инструментов администрирования, совершают одну и ту же ошибку: инструмент не подобрали под потребность.
Второй неверный выбор это держать почту у того же провайдера, что и домен с сайтом, только потому, что это удобно. Когда позже вы захотите сменить провайдера сайта, почта потянется следом, и переезд станет без нужды трудным. Если думать о почте отдельно от сайта, каждую из частей можно переносить независимо.
Какие ошибки встречаются часто?
Ошибки, допущенные после выбора, могут стоить дороже самого выбора. Если пропустить проверку отправителя в день настройки, письма в первые недели будут попадать в спам, а это впустую подтачивает вашу репутацию.
Часто случаются и ошибки при переносе. Если не перенести старую почту или слишком рано изменить записи домена, можно потерять письма на срок от нескольких часов до нескольких дней. К частым ошибкам относятся следующие.
- Не настроить проверку отправителя (SPF, DKIM, DMARC) в самом начале
- Использовать одну общую учётную запись одного человека на всю команду
- Не закрыть учётную запись ушедшего сотрудника и не передать его почту
- Перейти на новый сервис, не перенеся старую почту
Как принять решение и как выполнить перенос?
Сначала запишите потребность: сколько людей, какие устройства, сколько переписки с вложениями, какие требования к архиву или соответствию нормам. Затем оцените двух-трёх кандидатов по пяти критериям; рейтинг обычно складывается сам собой. Если вы сохраните причины решения в письменном виде, это поможет, когда позже его придётся пересмотреть.
Порядок переноса таков: создать почтовые ящики в новом сервисе, перенести старую почту, подготовить записи проверки отправителя и только после этого изменить запись, которая направляет почту домена. Поскольку записи обновляются не мгновенно, в этот день возможна небольшая путаница, поэтому разумно оставить изменение на тихий час.
Выбирая сервис корпоративной почты, смотрите на пять критериев, а не на бренд: доставляемость, поддержку DKIM, объём хранилища, администрирование и лёгкость переноса. Почтовый хостинг часто подходит небольшой команде, которой нужна только почта, а облачный офисный пакет команде, которая работает сообща и растёт; если думать о почте отдельно от сайта, у вас остаётся свобода для переезда позже. Если вы хотите вместе с нами пересмотреть вашу нынешнюю настройку, rabbitclip с радостью проведёт с вами спокойную ознакомительную беседу.
Частые вопросы
Чем корпоративная почта отличается от бесплатной?
Корпоративная почта использует ваш собственный домен, предлагает управление пользователями и правами и вселяет доверие к вашему бренду. Бесплатные учётные записи рассчитаны на личное использование и не дают достаточного контроля для управления данными компании.
Почему мои письма попадают в папку со спамом?
Самая частая причина это отсутствующая или неверно настроенная проверка отправителя (SPF, DKIM, DMARC). Также имеют значение репутация адреса отправки и содержание письма. Сначала проверьте записи проверки отправителя.
Можно ли сменить почтовый сервис позже?
Да, но нужно перенести старую почту и обновить записи домена в правильном порядке. Если выбрать сервис, который позволяет экспортировать данные в стандартном формате, последующий переезд становится намного проще.
Что лучше, облачный офисный пакет или почтовый хостинг?
Единственного правильного ответа нет. Если вам нужна только почта, почтового хостинга может хватить; если нужны календари, общие документы и централизованное администрирование, лучше подойдёт облачный офисный пакет. Решение следует за потребностью.
