Cómo elegir una agencia digital: guía de alcance y contrato
¿Qué revisar en la propuesta de una agencia digital, cómo se define bien el alcance, y por qué importa una cláusula de salida? Una lista antes de decidir.
Equipo de rabbitclipPublicación: 4 min. de lectura
En breve
Antes del precio, hay que revisar tres cosas al elegir una agencia digital. ¿Es claro el alcance en la propuesta, qué incluye y qué no; el contrato fija por escrito un calendario de entrega y un número fijo de revisiones; y quién se queda con los archivos fuente y el acceso a las cuentas una vez terminado el trabajo. Si esos tres puntos no están claros, un precio bajo suele compensarse después con costes que solo aparecen una vez que el proyecto está en marcha.
La mayoría de los dueños de negocio sopesan portfolio y precio al elegir agencia; ambos importan, pero ninguno basta por sí solo. Tres presupuestos que recibe un fabricante de suelos pueden parecer similares en precio, pero si uno promete revisiones ilimitadas con un alcance vago mientras otro fija tres rondas de revisión y una fecha de entrega clara, el segundo, aunque parezca más caro, suele causar menos sorpresas después.
¿Cómo debe leerse el alcance en una propuesta?
Una propuesta que solo diga web corporativa no basta; debe indicar cuántas páginas, en qué idiomas, y con qué integraciones, pagos, stock, un sistema de reservas. Todo lo que quede fuera de ese alcance se cobra como trabajo extra una vez el proyecto está en marcha.
La misma claridad aplica a las propuestas de marketing: qué plataformas incluye un presupuesto de gestión de anuncios, con qué frecuencia se reporta, y si el propio gasto en publicidad está incluido en los honorarios de la agencia, todo debe quedar explícito.
¿Por qué deben estar el calendario de entrega y el número de revisiones en el contrato?
Una fecha dada de palabra puede convertirse en otra fecha distinta en la memoria de una de las partes. Un calendario de entrega por escrito ata tanto a la agencia como a la empresa a la misma expectativa; si hay un retraso, qué se retrasó y de quién era la responsabilidad se convierte en un hecho constatado, no en una discusión.
El número de revisiones funciona igual: una promesa de revisiones ilimitadas suele ser señal de un alcance nunca bien definido. Tres o cuatro rondas de revisión trazan una línea clara; cómo se cobra cualquier trabajo más allá de esa línea también debe quedar por escrito desde el principio.
Los archivos fuente y el acceso deben estar en el contrato
Quién se queda con los archivos fuente de diseño, el acceso al dominio y al hosting, y las cuentas de correo una vez termina el proyecto debe quedar explícito en el contrato. Si esa información no se queda con la empresa cuando termina una relación con una agencia, trabajar con una agencia nueva puede significar empezar de cero.
Si la web de una cadena de spas la construyó una agencia pero el dominio está registrado bajo la propia cuenta de esa agencia, el control del sitio queda en disputa en el momento en que termina la relación. Esta es una cláusula que hay que resolver desde el principio, no después.
¿Por qué deben hablarse las condiciones de salida por adelantado?
Cómo termina una relación con una agencia es una conversación que llega demasiado tarde si solo ocurre cuando ya ha aparecido un problema. El preaviso de rescisión, qué pasa con el trabajo ya en marcha, y cómo se salda el trabajo pagado pero inacabado deben quedar por escrito desde el principio.
Si un fabricante de ropa de trabajo tiene que terminar una relación con una agencia a mitad de una campaña, una cláusula de salida clara en el contrato puede convertir el traspaso en cuestión de días; sin ella, puede alargarse en semanas de disputa.
¿Cómo deben comprobarse realmente las referencias?
El portfolio de una agencia muestra proyectos terminados, no cómo trabajó realmente por el camino. Hablar directamente con un cliente actual o anterior da una respuesta real a preguntas como la rapidez de respuesta, la actitud ante un retraso, y cómo se gestionó realmente un problema inesperado.
La pregunta más útil que hacer en esa conversación suele ser esta: ¿cómo reaccionó la agencia cuando algo no salió según lo previsto? La respuesta revela algo que ninguna imagen de portfolio muestra nunca.
Elegir la agencia correcta es encontrar el alcance más claro, no el precio más bajo; con el alcance claro, comparar precios sí tiene sentido. En una llamada de descubrimiento con rabbitclip podemos dejar por escrito el alcance, el calendario y las condiciones de salida para su propio proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es arriesgado elegir el presupuesto más bajo?
Un precio bajo suele esconder un alcance reducido; todo lo que queda fuera de él aparece como coste extra una vez el proyecto está en marcha.
¿Qué cláusulas deben estar sí o sí en el contrato?
Una definición del alcance, calendario de entrega, número de revisiones, traspaso de archivos fuente y acceso, y condiciones de rescisión y salida; a un contrato que falte cualquiera de estas cinco se le considera incompleto.
Si cambio de agencia, ¿conservo mi web y mi dominio?
Sí, si el contrato lo deja claro; si el dominio y el hosting están bajo la propia cuenta de la empresa, el cambio es sencillo, si están bajo la cuenta de la agencia, hace falta un proceso de traspaso.
¿Es un portfolio una referencia suficiente por sí solo?
No por sí solo; hablar directamente con un cliente actual o anterior da información sobre cómo fue realmente el trabajo que un portfolio nunca muestra.
