Geschäftliche E-Mail auswählen: die wichtigsten Kriterien

Die erste Art ist das Cloud-Office-Paket. E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher und gemeinsame Dokumentbearbeitung liegen in einem einzigen Konto, und Benutzer und Berechtigungen werden in einer Oberfläche verwaltet. Die Vollständigkeit wird mit wachsendem Team wertvoller, denn ein neuer Mitarbeiter oder ein Ausscheidender ist mit einem einzigen Vorgang erledigt.

Die zweite Art ist gehostete E-Mail. Sie gehört meist zu einem Webhosting-Tarif, die Postfächer sind einfach und erfüllen die Grundbedürfnisse, doch Verwaltungswerkzeuge, Sicherheitsfunktionen und das Niveau des Supports unterscheiden sich zwischen den Anbietern stark. Eine dritte und seltenere Art ist der Betrieb eines eigenen Mailservers; weil Wartung und Verantwortung für die Zustellbarkeit ganz bei Ihnen liegen, ist das für kleine und mittlere Unternehmen selten eine kluge Wahl.

Erreicht Ihre Nachricht den Empfänger nicht oder landet sie im Spam-Ordner, verliert jede andere Funktion ihren Wert. Die Zustellbarkeit hängt teils vom Ruf des Dienstes und teils davon ab, wie richtig Sie ihn einrichten. Auf geteilter Infrastruktur kann das Fehlverhalten eines anderen Kunden den Ruf gemeinsamer Absenderadressen beschädigen; ein gut geführter Dienst verringert dieses Risiko, indem er seine Absenderadressen überwacht und Missbrauch begrenzt.

Für die Absenderprüfung muss der Dienst das Hinzufügen einer DKIM-Signatur für Ihre eigene Domain unterstützen; zusammen mit SPF und DMARC sorgt dieses Trio dafür, dass Ihre Nachrichten nicht als gefälscht behandelt werden. Ein Dienst, der nur mit seiner eigenen Domain und nicht mit Ihrer signiert, lässt die Prüfung schwach. Es genügt, vor dem Kauf zu fragen: 'Kann ich mit DKIM über meine eigene Domain signieren?' Nach der Einrichtung können Sie den Stand mit unserem Werkzeug zur Prüfung der E-Mail-DNS-Einträge kontrollieren.

Zustellbarkeit ist nichts, was man einmal einstellt und dann vergisst. Achten Sie auch darauf, ob der Dienst Versandprobleme meldet und zeigt, warum Nachrichten zurückgewiesen wurden.

Der Speicherbedarf unterscheidet sich je nach Person und Aufgabe; Vertriebs- und Projektteams, die viele Anhänge austauschen, erreichen die Grenze früher. Entscheidend ist, ob die Grenze je Postfach gilt oder für einen gemeinsamen Pool, und was geschieht, wenn er voll ist: Werden eingehende Nachrichten abgewiesen, oder erhalten Sie nur eine Warnung?

Für Verwaltung und Umzugsfreundlichkeit sieht eine praktische Checkliste so aus.

• Können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen und das Konto eines Ausscheidenden aus einer Oberfläche heraus schließen
• Kann das Postfach eines Ausscheidenden übergeben werden, ohne gelöscht zu werden
• Werden Zwei-Faktor-Bestätigung und Sitzungskontrollen angeboten
• Lassen sich Archiv- und Aufbewahrungsanforderungen erfüllen
• Können Sie Ihre Daten in einem Standardformat exportieren, also später wechseln, wenn Sie möchten

Für ein Team von wenigen Personen, das nur E-Mail braucht, ist gehostete E-Mail eine einfache und meist ausreichende Lösung. Wächst das Team, teilt es Dokumente und Kalender oder arbeitet es regelmäßig auf mehreren Geräten, bringt ein Cloud-Office-Paket Vollständigkeit und erleichtert die Verwaltung.

In regulierten Bereichen (Gesundheit, Recht, Finanzen und Ähnliches) werden Datenstandort, Archivierung und Anforderungen an Zugriffsprotokolle entscheidend; der rechtliche und Compliance-Teil der Checkliste steht dann an erster Stelle, und ein Gespräch mit einem Juristen ist sinnvoll. Für Unternehmen mit viel Kundenkorrespondenz, etwa eine Spa-Gruppe oder einen Hersteller von Bodenbelägen, können Zustellbarkeit und Archivierung die beiden wichtigsten Kriterien sein.

Die häufigste Fehlentscheidung ist, der Marke statt dem Bedarf zu folgen. Ein Team von drei Personen, das für ein Paket voller nie genutzter Werkzeuge zahlt, und ein Team von dreißig, das sich mit einfachen Postfächern ohne Verwaltungswerkzeuge behilft, begehen denselben Fehler: Das Werkzeug wurde nicht auf den Bedarf abgestimmt.

Die zweite Fehlentscheidung ist, die E-Mail beim selben Anbieter wie Domain und Website zu belassen, nur weil es bequem ist. Wollen Sie später den Website-Anbieter wechseln, wird die E-Mail mitgezogen, und der Umzug wird unnötig schwer. Wer E-Mail getrennt von der Website denkt, kann beides unabhängig voneinander umziehen.

Fehler nach der Wahl können mehr kosten als die Wahl selbst. Wer am Einrichtungstag die Absenderprüfung auslässt, dessen Nachrichten landen in den ersten Wochen im Spam, was Ihren Ruf ohne Grund aufzehrt.

Auch beim Umzug passieren oft Fehler. Wer alte Nachrichten nicht überträgt oder die Domain-Einträge zu früh ändert, riskiert einen Nachrichtenverlust, der von einigen Stunden bis zu einigen Tagen dauern kann. Häufige Fehler sind diese.

• Die Absenderprüfung (SPF, DKIM, DMARC) nicht gleich zu Beginn einzurichten
• Das Konto einer einzigen Person für das ganze Team zu verwenden
• Das Konto eines Ausscheidenden nicht zu schließen oder dessen Nachrichten nicht zu übergeben
• Zum neuen Dienst zu wechseln, ohne die alten Nachrichten zu übertragen

Schreiben Sie zuerst den Bedarf auf: wie viele Personen, welche Geräte, wie viel Korrespondenz mit Anhängen, welche Archiv- oder Compliance-Anforderungen. Bewerten Sie dann zwei oder drei Kandidaten anhand der fünf Kriterien; die Rangfolge ergibt sich meist von selbst. Die Gründe der Entscheidung schriftlich festzuhalten hilft, falls Sie sie später noch einmal prüfen müssen.

Die Reihenfolge für einen Umzug ist diese: die Postfächer beim neuen Dienst anlegen, die alten Nachrichten übertragen, die Einträge für die Absenderprüfung vorbereiten und erst dann den Eintrag ändern, der die Mail-Weiterleitung der Domain festlegt. Weil Einträge Zeit zur Aktualisierung brauchen, kann es am Tag selbst kurz zu Verwirrung kommen, weshalb es klug ist, die Änderung in eine ruhige Stunde zu legen.