Warum Ihre E-Mails im Spam landen: Ursachen und Lösung
Warum landen E-Mails im Spam? Authentifizierung, Inhalt, Listenqualität, Versandgewohnheiten und Sperrlisten, dazu eine Reihenfolge für die Behebung.
rabbitclip-TeamVeröffentlicht: 7 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
E-Mails landen im Spam-Ordner, weil der Anbieter der Empfängerin nicht bestätigen kann, dass die Absenderadresse wirklich zu Ihnen gehört, dem Versandweg nicht traut oder den Inhalt beziehungsweise die Liste verdächtig findet. Die Ursachen lassen sich in fünf Gruppen einteilen: fehlende oder fehlerhafte Authentifizierungseinträge (SPF, DKIM, DMARC), verdächtiger Inhalt, eine schlecht gepflegte Liste, unregelmäßige Versandgewohnheiten und eine Absenderdomain oder Serveradresse, die auf einer Sperrliste gelandet ist. Die Behebung folgt derselben Reihenfolge: zuerst die Einträge, dann Liste und Inhalt, zuletzt der Ruf.
Über Spam entscheidet nie eine einzelne Regel. Der empfangende Anbieter wägt viele Signale zusammen ab und erklärt sich selten. Zu sagen, eine Nachricht sei im Spam gelandet, beschreibt deshalb ein Symptom und keine Diagnose. Für die Diagnose müssen Sie wissen, von welcher Adresse die Nachricht kam, an wen sie ging und mit welchem Inhalt.
Unten finden Sie eine Reihenfolge, mit der Sie das Problem selbst eingrenzen können: Ursachen, Einträge, Inhalt und Liste, Versandgewohnheiten und Sperrlisten, anschließend die Schritte zur Behebung.
Warum landen meine E-Mails immer wieder im Spam?
Anbieter stellen zwei Fragen. Kam diese Nachricht wirklich von der angegebenen Adresse, und möchte die Empfängerin sie erhalten? Die Authentifizierungseinträge beantworten die erste Frage. Inhalt, Listenqualität und der Umgang mit früheren Nachrichten beantworten die zweite.
Deshalb kann dieselbe Nachricht im Posteingang des einen Empfängers ankommen und im Spam-Ordner eines anderen. Jeder Anbieter hat eigene Regeln, und jeder Empfänger hat eine eigene Vorgeschichte. Sie bereinigen die Ursachen auf Ihrer Seite, die sich beheben lassen; der Rest liegt beim Anbieter und beim Empfänger.
- Authentifizierung: SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge fehlen, sind falsch oder widersprechen sich
- Inhalt: Nachrichten nur aus Bildern, verdächtige Links, schreiende Betreffzeilen
- Liste: ohne Erlaubnis gesammelt, veraltet, voller unzustellbarer Adressen
- Versandgewohnheiten: plötzliche Mengensprünge, Massenversand nach langem Schweigen
- Ruf: Die Domain oder Serveradresse steht auf einer Sperrliste
Was passiert, wenn SPF, DKIM und DMARC fehlen?
SPF legt fest, welche Server im Namen Ihrer Domain E-Mails versenden dürfen. DKIM zeigt, dass die Nachricht unterwegs nicht verändert wurde und die Signatur Ihrer Domain trägt. DMARC teilt dem Empfänger mit, was zu tun ist, wenn diese beiden scheitern. Alle drei stehen in den DNS-Einträgen Ihrer Domain. Die Einzelheiten haben wir in unserem Leitfaden zu SPF, DKIM und DMARC behandelt; hier betrachten wir nur, was für Spam wichtig ist.
Der häufigste Fehler ist, dass nicht jeder Dienst, der E-Mails versendet, in die Einträge aufgenommen wurde. Ihre Website sendet von einem Server, Ihr Newsletter über einen Mailingdienst und Ihre Rechnungen über die Buchhaltungssoftware, und jeder davon muss deklariert werden. Dazu kommt eine weitere Falle: Eine Domain sollte nur einen SPF-Eintrag haben. Ein zweiter Eintrag macht beide ungültig, deshalb müssen die Dienste in einem einzigen Eintrag zusammengeführt werden.
Das E-Mail-DNS-Prüfwerkzeug auf unserer Website zeigt, ob diese Einträge vorhanden sind und wie sie aufgebaut sind. Nutzen Sie es, um einen Fehler im Eintrag zu finden, nicht als Garantie für die Zustellbarkeit.
Warum sind Inhalt und Listenqualität so wichtig?
Anbieter achten nicht nur auf technische Einträge. Sie beobachten auch, ob Empfänger die Nachrichten einer Adresse öffnen, löschen oder als Spam markieren. Eine unerwünschte Liste senkt Ihren Ruf, selbst wenn Ihre Einträge einwandfrei sind.
Die üblichen Inhaltsprobleme sind eine Nachricht nur aus Bildern, verkürzte oder auf andere Ziele umleitende Links, starke Hervorhebungen in der Betreffzeile, ein Betreff, der nicht zum Absendernamen passt, und ein fehlender Abmeldelink. Halten Sie Text und Bilder im Gleichgewicht und lassen Sie Links auf Ihrer eigenen Domain liegen.
- Versenden Sie nur an Personen, die Ihnen die Erlaubnis gegeben haben
- Verwenden Sie keine gekaufte oder abgegriffene Liste
- Entfernen Sie Adressen, die unzustellbar sind
- Bereinigen Sie Personen, die lange nichts geöffnet haben
- Machen Sie die Abmeldung einfach und sichtbar
Wie wirken sich Versandgewohnheiten und Sperrlisten auf die Zustellung aus?
Eine neue Domain oder ein neuer Versanddienst hat keine Vorgeschichte und damit keinen Ruf. Ein großer erster Versand an eine umfangreiche Liste schon am ersten Tag weckt Verdacht; sicherer ist es, mit einem kleinen, passenden Publikum zu beginnen und die Menge mit der Zeit zu erhöhen. Auch der Rhythmus zählt. Monatelang zu schweigen und dann in großer Zahl zu versenden, verunsichert Ihren Ruf.
Eine Sperrliste enthält Serveradressen, bei denen festgestellt wurde, dass sie Spam versenden oder kompromittiert wurden. Bei Shared Hosting kann Sie auch ein Fehler einer anderen Website auf derselben Serveradresse treffen. Wenn Sie einen Eintrag vermuten, prüfen Sie Ihre Adresse mit Abfragediensten für Sperrlisten. Sind Sie gelistet, beseitigen Sie zuerst die Ursache (ein gekapertes Formular, ein durchgesickertes Passwort) und folgen Sie dann dem Löschverfahren der Organisation, die die Liste führt. Ein Antrag ohne beseitigte Ursache führt zu nichts.
In welcher Reihenfolge sollten Sie das Problem beheben?
Ändern Sie nichts auf gut Glück. Gehen Sie der Reihe nach vor, senden Sie nach jedem Schritt eine Testnachricht und notieren Sie das Ergebnis.
Wenn sich nach diesen Schritten nichts bessert, liegt das Problem sehr wahrscheinlich im Ruf. Der Ruf erholt sich mit der Zeit und nicht durch eine einzelne Einstellung. Stetiger, maßvoller Versand ist hier der einzige Weg.
- Klären Sie, welche Adresse wo landet und ob es alle Empfänger betrifft oder nur bestimmte Anbieter
- Vervollständigen Sie die SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für jeden Dienst, der E-Mails versendet
- Sorgen Sie dafür, dass Absendername, Antwortadresse und Domain zueinander passen
- Bereinigen Sie die Liste: Entfernen Sie unzustellbare Adressen und Personen ohne Interesse
- Vereinfachen Sie den Inhalt: ausgewogener Text, Links auf der eigenen Domain, eine klare Abmeldung
- Prüfen Sie, ob die Serveradresse auf einer Sperrliste steht, und schreiben Sie bei Bedarf Ihrem Hosting-Anbieter
Welche Fehler passieren bei der Behebung von Spam-Problemen häufig?
Der erste Fehler ist, die Einträge einmal einzurichten und dann zu vergessen. Wenn Sie einen neuen E-Mail-Dienst hinzufügen, das Hosting wechseln oder die Domain umziehen und die Einträge nicht aktualisiert werden, bricht die Authentifizierung zusammen. Der zweite ist, das Problem auf den Empfänger abzuwälzen: Den Leuten zu sagen, sie sollten im Spam-Ordner nachsehen, ist ein Notbehelf und keine Reparatur.
Der dritte besteht darin, die Nachrichten, die Ihre Website versendet, etwa Antworten des Kontaktformulars und Bestellbenachrichtigungen, dem Standardversand des Servers zu überlassen. Diese verlassen den Server oft über einen nicht authentifizierten Weg und landen im Spam. Richtig ist, sie über einen Dienst zu senden, der für Ihre Domain deklariert ist. Der vierte Fehler ist, die Entfernung von einer Sperrliste zu beantragen, ohne die Ursache zu beheben.
Wann liegt das Problem nicht am Spam-Filter?
Nicht jede fehlende Nachricht ist Spam. Wenn eine Nachricht nie ankommt und auch nicht im Spam-Ordner liegt, ist die Ursache meist eine Regel auf Seiten des Empfängers, ein volles Postfach oder ein Server, der die Nachricht ablehnt. Die Fehlermeldung, die der sendende Server zurückschickt, ist in diesem Fall der eigentliche Hinweis; lesen und bewahren Sie sie auf.
Ein Spam-Problem, das nur eine einzelne Person meldet, liegt ebenfalls meist im Filter dieser Person, und es genügt, Ihre Adresse in ihre Kontakte aufzunehmen. Melden viele verschiedene Empfänger dasselbe, gehen Sie technischen Ursachen nach. Ist das Bild unübersichtlich, zeigen Sie einer Fachperson den Nachrichtenkopf, denn dort stehen die Authentifizierungsergebnisse eindeutig.
Eine Nachricht im Spam-Ordner bedeutet meist, dass Authentifizierung, Liste oder Versandgewohnheiten gestört sind, und wer der Reihe nach vorgeht, sieht, was davon. Vervollständigen Sie zuerst die Einträge, bereinigen Sie dann Liste und Inhalt, prüfen Sie Sperrlisten und halten Sie Ihren Versand gleichmäßig. In einem Erstgespräch kann rabbitclip gemeinsam mit Ihnen die E-Mail-Konfiguration Ihrer Domain ansehen.
Häufige Fragen
Warum landen meine E-Mails nur bei einem Anbieter im Spam?
Jeder Anbieter hat eigene Regeln, und jeder Empfänger hat eine eigene Vorgeschichte. Senden Sie eine Testnachricht an diesen Anbieter, lesen Sie die Authentifizierungsergebnisse im Nachrichtenkopf und lesen Sie die Hinweise des Anbieters für Absender.
Genügt es, SPF, DKIM und DMARC einzurichten?
Es ist notwendig, aber nicht ausreichend. Die Einträge bestätigen, wer die Nachricht gesendet hat; Inhalt, Liste und Versandgewohnheiten müssen ebenfalls sauber sein.
Wie lässt sich eine Nachricht retten, die im Spam gelandet ist?
Der Empfänger kann sie als kein Spam markieren und Ihre Adresse in seine Kontakte aufnehmen. Das hilft bei einem Empfänger; die dauerhafte Lösung liegt in den Einträgen, der Liste und Ihrem Ruf.
Wie lange dauert es, von einer Sperrliste zu kommen?
Das hängt von der Organisation ab, die die Liste führt, und vom Grund des Eintrags. Ein Antrag ohne beseitigte Ursache führt zu nichts, schließen Sie also zuerst die Quelle.
