Domain und DNS verstehen: Leitfaden für Unternehmer
Was leisten Domain und DNS-Eintrag wirklich, wer sollte sie verwalten, was passiert bei Ablauf? Ein klarer DNS-Leitfaden ohne Fachjargon für Unternehmer.
rabbitclip-TeamVeröffentlicht: 5 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Eine Domain ist die Adresse Ihrer Website im Internet, etwa ihrunternehmen.de; DNS ist das Routingsystem, das festlegt, welcher Server, welcher E-Mail-Dienst und welcher andere Dienst auf diese Adresse antwortet. Beides klingt technisch, doch der Besitz ist klar: Wem die Registrierung gehört, dem gehört auch die Kontrolle. ICANN beschreibt eine Domain als eindeutige Adresse, die ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Person im Internet identifiziert.
Dieses Thema wird meist zum Problem, wenn eine Agentur wechselt oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Wessen E-Mail-Adresse oder Konto die Domain trägt, dem gehört auch die Kontrolle über Website und Firmen-E-Mail. Liegt die Domain eines Arbeitsbekleidungsherstellers noch im Konto eines früheren Zulieferers, fällt das beim nächsten Verlängerungstermin womöglich niemandem auf.
Was ist eine Domain, und wem gehört sie?
Eine Domain ist die eindeutige Adresse, die ein Unternehmen im Internet identifiziert; laut ICANN steht sie für ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Person und ist die für Menschen merkbare Entsprechung der numerischen IP-Adresse. Eine Domain zu kaufen bedeutet nicht Eigentum im üblichen Sinn, sondern das Recht, diese Adresse für einen bestimmten Zeitraum zu nutzen; wird sie bei Ablauf nicht verlängert, steht die Adresse wieder für jeden offen.
Die Kontrolle liegt faktisch bei der E-Mail-Adresse und der Zahlungsmethode, an die die Registrierung gebunden ist. Deshalb sollte eine Domain auf eine eigene Firmen-E-Mail und ein eigenes Unternehmenskonto laufen, nicht auf das persönliche Konto eines ehemaligen Mitarbeiters oder einer früheren Agentur; das ist der wichtigste Kontrollpunkt überhaupt.
Was leistet DNS eigentlich?
DNS, das Domain Name System, ist das Routingsystem, das Ihre Domain in die Serveradresse übersetzt, die der Browser eines Besuchers versteht. Wie ICANN es beschreibt, erlaubt Ihnen DNS, eine merkbare Domain statt einer schwer zu merkenden IP-Adresse zu verwenden.
In der Praxis hält ein DNS-Eintrag fest, auf welchem Server Ihre Website liegt, ein A- oder CNAME-Eintrag, über welchen Server Ihre E-Mail läuft, ein MX-Eintrag, und Verifizierungseinträge wie SPF, DKIM und DMARC, TXT-Einträge. Ist einer davon falsch, öffnet sich entweder die Website nicht oder die E-Mail kommt nicht an; beide leben am selben Ort, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Was passiert, wenn Domain, Hosting und E-Mail an verschiedenen Stellen liegen?
Bei den meisten Unternehmen wird die Domain bei einem Anbieter gekauft, die Website liegt woanders, und die E-Mail läuft über einen dritten Dienst. Das ist normal; der DNS-Eintrag ist die Brücke, die alle drei verbindet. Das Problem entsteht, wenn niemand weiß, in welchem Konto diese drei Punkte tatsächlich liegen.
Bei einem Agenturwechsel oder einer Website-Erneuerung müssen alle drei Verbindungspunkte gefunden und übernommen werden; wird einer vergessen, etwa der MX-Eintrag eines alten E-Mail-Dienstes, kann die Firmen-E-Mail über Nacht ausfallen, ohne dass auf der Website irgendein Fehler sichtbar wird.
Was passiert, wenn eine Domain abläuft?
Nach ICANN-Regel müssen Registrare mindestens zwei Verlängerungserinnerungen versenden, etwa einen Monat und eine Woche vor Ablauf. Nach Ablauf wird eine Domain meist eine Zeit lang gesperrt; wird sie gelöscht, lässt sie sich noch innerhalb einer vom Registrar angebotenen dreißigtägigen Wiederherstellungsfrist zurückholen, danach steht die Adresse wieder für jeden offen, nach dem Prinzip Wer zuerst kommt.
Eine Rückholung innerhalb dieser Frist kostet in der Regel deutlich mehr als eine normale Verlängerung. Den Verlängerungstermin im Blick zu behalten, die automatische Verlängerung aktiv zu halten und die hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell zu halten, ist eine administrative Aufgabe, keine technische.
Wie lange dauert eine DNS-Änderung, und wer sollte sie vornehmen?
Eine Änderung am DNS-Eintrag wirkt nicht sofort, sondern verbreitet sich stufenweise im gesamten Internet; dieser Vorgang heißt Propagation und kann von wenigen Stunden bis zu einem vollen Tag dauern. Arbeiten wie ein Website-Umzug oder ein Wechsel des E-Mail-Anbieters sollten deshalb in einem verkehrsarmen Zeitfenster und vorab getestet erfolgen.
Wer die Änderung vornehmen darf, sollte klar sein: jemand mit Zugriff auf das eigene Registrar-Panel der Domain, idealerweise über das eigene Konto des Unternehmens. Einer externen Agentur lässt sich vorübergehender Zugriff einräumen, doch die dauerhafte Kontrolle sollte beim Unternehmen bleiben.
Häufige Fehler bei Domain- und DNS-Verwaltung
Der häufigste Fehler ist, dass die Domain auf die private E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters registriert bleibt. Hat ein Produktionsbetrieb die Domain vor Jahren mit der privaten E-Mail-Adresse der damaligen IT-Ansprechperson registriert, geht der Kontenzugriff mit dieser Person, sobald sie das Unternehmen verlässt.
Der zweite Fehler ist, eine DNS-Änderung ungetestet live zu schalten. Zieht das Buchungssystem einer Spa-Kette zu einem neuen Anbieter um und wird der MX-Eintrag falsch eingetragen, bricht der E-Mail-Verkehr ab, während die Website weiter problemlos lädt, sodass das Problem tagelang unbemerkt bleiben kann.
Der dritte Fehler ist, die automatische Verlängerung ausgeschaltet zu lassen; läuft die hinterlegte Karte ab, scheitert die Verlängerung still, und das Unternehmen bemerkt es erst, wenn die Website nicht mehr erreichbar ist. Der vierte und häufigste Fehler ist, nirgendwo schriftlich festzuhalten, wem Domain-, Hosting- und E-Mail-Konten gehören; liegen Passwörter bei einer Person, die Registrierungsdaten bei einer Agentur und die Zahlungskarte in der Buchhaltung verstreut, wird mitten in einer Krise erst diskutiert, wer überhaupt worauf zugreifen kann, und dabei geht wertvolle Zeit verloren.
Domain und DNS sind keine Einstellungen, die man einmal korrekt setzt und dann vergisst; wem sie gehören, wann sie ablaufen und welcher Eintrag was trägt, ist eine Eigentumsfrage, die klar beantwortet sein muss. Diese Information allein im Gedächtnis einer Person zu belassen, gehört zu den größten Risiken, die ein Unternehmen unbemerkt eingeht. In einem Erstgespräch mit rabbitclip lässt sich gemeinsam klären, wem Ihre Domain und Ihre DNS-Einträge derzeit gehören.
Häufige Fragen
Ich weiß nicht mehr, unter welchem Konto unsere Domain registriert ist, was nun?
Eine WHOIS-Abfrage zeigt den Registrar; über eine Identitätsprüfung beim Registrar lässt sich der Kontenzugriff wiederherstellen, das kann jedoch einige Tage dauern.
Geht die Website sofort offline, wenn eine Domain abläuft?
Nicht sofort. Registrare senden Erinnerungen vor Ablauf und bieten danach eine Wiederherstellungsfrist an, doch Website und E-Mail funktionieren in dieser Zeit meist nicht.
Warum ist meine E-Mail nach einer DNS-Änderung ausgefallen?
Wurde der MX-Eintrag falsch eingetragen oder der Eintrag des alten Dienstes gelöscht, bricht der E-Mail-Verkehr ab; da die Website in einem eigenen Eintrag liegt, kann sie dabei ohne Fehler weiterlaufen.
Sollte unsere Agentur die Domain registrieren, oder wir selbst?
Empfohlen wird die Registrierung über das eigene Konto und die eigene Firmen-E-Mail des Unternehmens; die Agentur kann den technischen Support übernehmen, das Eigentum sollte aber beim Unternehmen bleiben.
Wo sollten Domain- und Hosting-Angaben aufbewahrt werden?
Im eigenen Passwortmanager des Unternehmens; Wissen, das nur im Gedächtnis einer Person oder einer Agentur existiert, verschwindet, sobald diese Person das Unternehmen verlässt.
