Как не допустить расползания объема в программном проекте
Scope creep это тихий рост проекта после старта. Как письменный объем работ, запросы на изменения и порядок согласования удерживают его в рамках.
Команда rabbitclipПубликация: 5 мин чтения
Коротко
Расползание объема, или scope creep, это ситуация, когда программный проект после начала работ вырастает сверх того, что описывало коммерческое предложение, а сроки и бюджет при этом не обновляются в соответствии с ростом. Оно возникает не из одного большого решения, а из накопившихся мелких дополнений: ещё один экран, ещё один отчет, лишний вариант в этом поле. Предотвратить его можно не запретом на дополнения, а настройкой порядка изменений, который делает влияние каждого из них на сроки и стоимость видимым в письменном виде.
Расползание объема редко рождается из недобросовестности. Заказчик лучше понимает, чего он хочет, по мере того как видит, как продукт обретает форму, а команда из добрых побуждений выполняет небольшую просьбу, не вынося её на обсуждение. Беда в том, что ни одно из этих дополнений нигде не записано. Через три месяца каждая сторона понимает проект по-своему, и спор идет о том, кто что помнит.
Почему возникает расползание объема?
Самая частая причина состоит в том, что объем работ в самом начале был записан расплывчато. В предложении сказано корпоративный сайт, но неясно, сколько страниц, какие языки или какие формы имеются в виду. Расплывчатая фраза позволяет каждой стороне истолковать её в свою пользу.
Вторая причина в том, что новые идеи появляются именно в тот момент, когда продукт впервые видят в конкретном виде. Это естественно: как только заказчик видит дизайн или первую демонстрацию, пробелы становятся очевидными. Третья причина в том, что неясно, кто принимает решения. Если несколько человек передают пожелания каждый по отдельности, каждый понемногу растягивает объем.
Как описывать объем работ, чтобы уменьшить расползание?
Хороший документ об объеме работ говорит не только о том, что будет сделано, но и о том, что делаться не будет. Если исключенные работы записаны прямо, большинство будущих споров закрывается ещё в самом начале. Нужны и измеримые формулировки: не просто 'страница товара', а 'шаблон страницы товара, не более десяти полей товара и один язык'.
Документ об объеме работ не следует писать один раз и забывать. Он должен быть единым документом, к которому обе стороны обращаются на протяжении всего проекта. Когда заказчик и команда смотрят на одну и ту же страницу, фраза 'Я думал, что это входит' звучит гораздо реже.
- Записывайте каждый результат работ по названию и по количеству.
- Указывайте работы вне объема под отдельным заголовком.
- Запишите критерии приемки: что должно быть видно, чтобы работа считалась завершенной?
- Назовите одного человека со стороны заказчика, который принимает решения по объему.
- Перечислите допущения: кто предоставляет материалы и к какому сроку?
Как наладить порядок запросов на изменения?
Запрос на изменение это простая запись, которая заставляет каждую новую просьбу проходить один и тот же путь. Просьба записывается, команда оценивает её влияние на сроки и стоимость, и если заказчик соглашается, она входит в объем работ, а если нет, откладывается на более поздний этап. Важно, чтобы процесс не был тяжелым. Достаточно формы на одной странице или короткой переписки по электронной почте.
Этот порядок это мягкий способ сказать нет. Команда не отказывает в просьбе. Она просто показывает цену. Когда заказчик видит, что у каждой просьбы есть встречная цена, он сам начинает расставлять приоритеты, и просить его об этом не приходится.
Всякое ли изменение плохо и когда нужна гибкость?
Управление изменениями существует для того, чтобы держать изменения под контролем, а не для того, чтобы их предотвращать. Если за время проекта меняются рынок, нормативные требования или поведение пользователей, изменить объем работ это правильное решение. Жесткий объем может означать, что вы сдадите точно в срок продукт, который уже не нужен бизнесу.
Гибкость работает внутри письменных рамок. В некоторых проектах порядок приоритетов можно менять при неизменных бюджете и сроках: если добавляется новая функция, одна функция такого же размера убирается. Такой подход удерживает постоянной ценность, а не объем работ.
Какие ошибки часто встречаются в управлении объемом работ?
Самая частая ошибка это принимать мелкие просьбы на словах. Каждая кажется пустяком, но вместе они складываются в недели работы. Вторая ошибка в том, что команда тоже не ведет записей. Команда, которая не знает, какой экран изменился в какую дату и почему, остается без данных, когда возникает разногласие.
Третья ошибка это оставлять разговор об объеме на конец проекта. Если расхождение обнаруживается только при сдаче, обе стороны чувствуют себя правыми, и отношения страдают. Объем работ должен стоять в повестке каждой встречи отдельным коротким пунктом.
- Работа по устному согласию: каждую дополнительную просьбу следует записывать.
- Отсутствие регулярной проверки объема: достаточно короткой сверки раз в две недели.
- Игнорирование задержек с материалами и ответами: задержка тоже удлиняет сроки.
- Сдача без критериев приемки: смысл слова готово остается расплывчатым.
Что делать, если расползание объема уже началось?
Когда дрейф замечен, первый шаг состоит в том, чтобы положить сделанное рядом с первоначальным объемом работ. Перечислите, что было добавлено и что было перенесено. Этот список нужен не для того, чтобы кого-то обвинить. Он нужен, чтобы увидеть общую основу.
Затем выбирается один из двух путей: дополнения официально включаются в объем работ, а сроки и стоимость обновляются, либо дополнения переносятся на второй этап. Третьего пути нет. Дополнительные работы, проглоченные молча, подрывают доверие в следующем проекте.
Расползание объема это не проблема характера. Это проблема учета. Письменный объем работ, перечень работ вне объема, единый ответственный за решения и простой порядок запросов на изменения защищают большинство проектов от этого спора. Если вы хотите вместе уточнить объем своего проекта до начала работ, вы можете договориться об ознакомительной встрече с rabbitclip.
Частые вопросы
Что такое scope creep?
Это ситуация, когда проект после начала работ вырастает сверх того, что описывало коммерческое предложение, а сроки и стоимость при этом не обновляются. Обычно оно складывается из мелких дополнений, которые никогда не были записаны.
Всегда ли запрос на изменение означает дополнительную плату?
Не всегда. Некоторые изменения не влияют ни на сроки, ни на стоимость, а некоторые уравновешиваются тем, что из работы убирают другую часть. Важно, чтобы влияние было сделано видимым в письменном виде.
Где записывать объем работ: в договоре или в предложении?
В документе, который обе стороны подписывают или утверждают, а в большинстве проектов это коммерческое предложение с приложением об объеме работ. По юридическим подробностям разумно проконсультироваться с юристом.
Разве в гибкой разработке не бывает расползания объема?
Бывает. Гибкая работа открыта для изменений, но не безгранично. Без списка приоритетов, твердого объема спринта и рамок по срокам и бюджету гибкая работа тоже может дрейфовать.
Кто должен управлять объемом работ?
У каждой стороны должен быть один ответственный человек. Единый ответственный за решения со стороны заказчика и руководитель проекта со стороны команды, который ведет записи об объеме, заметно облегчают работу.
