E-Mail-Archivierung: Aufbewahrungsfristen im Unternehmen
Wie lange geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden sollten, was DSGVO und GoBD dazu vorschreiben und wie ein praktisches Archivierungskonzept aussieht.
rabbitclip-TeamVeröffentlicht: 5 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Für geschäftliche E-Mails gibt es keine einzelne, weltweit gültige Aufbewahrungsfrist: Die DSGVO verlangt von Unternehmen, den Zweck jeder gespeicherten Kategorie personenbezogener Daten schriftlich festzulegen und die Frist regelmäßig zu überprüfen, während nationales Handels- und Steuerrecht, in Deutschland etwa die GoBD, zusätzliche Pflichten für geschäftsrelevante Unterlagen vorsieht. Wie lange eine bestimmte Nachricht tatsächlich aufbewahrt werden muss, hängt vom Land, der Branche und der Art des Dokuments ab, weshalb sich eine pauschale Jahreszahl kaum seriös nennen lässt.
Ein Hersteller von Bodenbelägen, der in einem alten Lieferantenstreit eine bestimmte E-Mail vor Gericht vorlegen muss, findet sie oft nicht mehr, weil das Konto des zuständigen Mitarbeiters längst geschlossen wurde. Archivierung bedeutet eine Kopie, die getrennt vom Postfach aufbewahrt wird; der Nachweis bleibt erhalten, selbst wenn das Konto geschlossen oder die Person das Unternehmen verlassen hat.
Was ist E-Mail-Archivierung, und was unterscheidet sie von einem Backup?
E-Mail-Archivierung bedeutet, eine unveränderliche, durchsuchbare Kopie gesendeter und empfangener Nachrichten langfristig zu speichern, meist in einem System, das vom eigentlichen Postfach getrennt ist. Ein Backup dagegen ist eine kurzfristige Kopie, die im Ernstfall die Wiederherstellung eines Systems ermöglicht; beide verfolgen unterschiedliche Ziele.
Eine einzelne E-Mail drei Jahre später aus einem Backup herauszuholen, ist meist nicht praktikabel oder schlicht nicht vorgesehen; ein Archivsystem ist genau dafür gebaut und erlaubt eine Suche nach Datum, Absender oder Betreff.
Was verlangt die DSGVO bei Aufbewahrungsfristen?
Die DSGVO schreibt für Korrespondenz mit personenbezogenen Daten keine einzelne feste Frist vor; sie verlangt von Unternehmen ein schriftliches Löschkonzept, das begründet, warum eine bestimmte Datenkategorie wie lange aufbewahrt wird, und das regelmäßig überprüft wird. Alles auf Vorrat unbegrenzt zu speichern, gilt dabei ausdrücklich nicht als zulässige Praxis.
Für steuerlich relevante Unterlagen kommen zusätzlich nationale Vorschriften ins Spiel; in Deutschland regeln Handelsrecht und Abgabenordnung zusammen mit den GoBD-Grundsätzen, welche geschäftlichen Dokumente wie lange aufzubewahren sind, wobei sich die genaue Frist je nach Dokumentart unterscheidet und deshalb im Einzelfall geprüft werden sollte.
Was gilt speziell für geschäftliche Korrespondenz nach GoBD?
Die GoBD-Grundsätze regeln, wie elektronische Geschäftsunterlagen, dazu zählt auch geschäftliche E-Mail-Korrespondenz mit steuerlicher Relevanz, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden müssen. Anders als ein reines Datenschutzkonzept geht es hier um die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen, nicht nur um den Schutz personenbezogener Daten.
Wo sich DSGVO-Löschpflicht und steuerliche Aufbewahrungspflicht überschneiden, gilt in der Praxis die längere Frist; ein Unternehmen sollte diesen Punkt nicht selbst schätzen, sondern mit der eigenen Steuerberatung klären, welche Fristen für welche Dokumentart tatsächlich gelten.
Wie wird ein Archivierungssystem aufgebaut?
Für ein kleines Unternehmen ist Archivierung weniger eine Frage komplexer Software als eine Frage der Disziplin.
- Das Konto einer ausscheidenden Mitarbeiterin wird nicht sofort gelöscht, sondern zunächst archiviert und erst nach einer festgelegten Frist geschlossen
- Geschäftliche Korrespondenz, Verträge, Bestellungen, Rechnungskommunikation, wird in einem eigenen Ordner oder Archivierungswerkzeug getrennt gehalten
- Die Aufbewahrungsfrist wird je nach Dokumentart einzeln festgelegt; eine einheitliche Frist für alles führt dazu, dass manche Unterlagen zu früh gelöscht und andere unnötig lange aufbewahrt werden
- Das Archivierungswerkzeug muss nach Datum und Absender durchsuchbar sein, sonst existiert das Archiv nur auf dem Papier
Wer darf auf welches Postfach zugreifen?
Der Zugriff des Arbeitgebers auf das Postfach einer Mitarbeiterin ist unter der DSGVO nicht uneingeschränkt möglich; er braucht einen legitimen Zweck, etwa eine Untersuchung, eine Kontoübergabe oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, und dieser Zweck sollte vorab kommuniziert worden sein.
Private Nachrichten mischen sich häufig in ein geschäftliches Postfach; eine Archivierungsrichtlinie sollte diese Trennung ausdrücklich regeln und festlegen, dass nur geschäftliche Korrespondenz langfristig aufbewahrt wird, während private Inhalte getrennt behandelt werden.
Häufige Fehler
Archivierung wird entweder gar nicht eingerichtet oder einmal eingerichtet und danach nie wieder kontrolliert.
- Das Konto einer ausscheidenden Person sofort löschen und damit geschäftliche Korrespondenz unwiederbringlich verlieren
- Alle E-Mails unbegrenzt aufbewahren, was sowohl die Speicherkosten als auch das Risiko im Fall einer Datenpanne erhöht
- Die Aufbewahrungsfrist dem Ermessen Einzelner überlassen, statt sie in einer schriftlichen Richtlinie festzulegen
- Ein Archiv einrichten, ohne jemals zu testen, ob Suche und Zugriff tatsächlich funktionieren
Warum macht ein Archiv im Streitfall den Unterschied?
In einem Preisstreit zwischen einem Hersteller von Arbeitskleidung und seinem Lieferanten ist der stärkste Beweis vor Gericht meist kein Vertrag, sondern die zur damaligen Zeit gewechselte E-Mail-Korrespondenz; wann ein Liefertermin vereinbart wurde und welcher Preis tatsächlich bestätigt wurde, steht oft genau dort. Ohne Archiv sind diese Nachrichten meist bereits gelöscht, oder niemand weiß mehr, in welchem Konto sie geblieben sind.
Dasselbe gilt bei einem arbeitsrechtlichen Streit; wann eine Abmahnung tatsächlich ausgesprochen wurde und mit welchem Wortlaut, lässt sich über die E-Mail-Aufzeichnung belegen. Fehlt das Archiv, bleibt am Ende nur die eine Aussage gegen die andere, eine deutlich schwächere Position.
E-Mail-Archivierung ist keine Notfallsicherung, sondern die dauerhafte Zugänglichkeit rechtlicher und geschäftlicher Nachweise. Die richtige Frist, der richtige Zugriff und ein durchsuchbares System machen im Streitfall den größten Unterschied. In einem Erstgespräch mit rabbitclip lässt sich die eigene E-Mail- und Archivierungsstruktur gemeinsam durchgehen.
Häufige Fragen
Ersetzt ein E-Mail-Backup die Archivierung?
Nein. Ein Backup dient der Wiederherstellung eines Systems, nicht dem Auffinden einer einzelnen E-Mail Jahre später; beide sollten parallel eingesetzt werden.
Wie lange sollte geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufbewahrt werden?
Eine einzelne Jahreszahl gibt es nicht; die Frist hängt vom Land, der Dokumentart und dem jeweils anwendbaren Handels- und Steuerrecht ab und sollte im Zweifel mit der Steuerberatung geklärt werden.
Gibt die DSGVO eine feste Aufbewahrungsfrist vor?
Nein. Sie verlangt ein schriftliches, zweckgebundenes Löschkonzept, das regelmäßig überprüft wird, statt eine pauschale Frist.
Sollte das Postfach einer ausscheidenden Mitarbeiterin sofort gelöscht werden?
Nein. Es sollte zunächst auf geschäftliche Korrespondenz geprüft, bei Bedarf archiviert und erst danach geschlossen werden.
Macht ein Archiv in einem rechtlichen Streit tatsächlich einen Unterschied?
Ja. Auch wenn E-Mail-Korrespondenz weniger bindend ist als ein unterschriebener Vertrag, liefert sie einen konkreten Nachweis darüber, wer wann was gesagt hat; ohne Archivierung geht dieser Nachweis meist verloren.
