Dijital Ajans Nasıl Seçilir: Teklif ve Sözleşme Rehberi
Bir dijital ajans teklifinde nelere bakılmalı, kapsam nasıl netleştirilir, çıkış koşulu neden sözleşmede olmalı? Karar öncesi kontrol listesi.
rabbitclip ekibiYayın: 5 dk okuma
Kısa cevap
Bir dijital ajans seçerken fiyattan önce üç şeye bakılmalı: teklifte kapsam net mi, ne dahil ne dahil değil, sözleşmede teslim takvimi ve revizyon sayısı yazılı mı, işin bitiminde kaynak dosyalar ve erişim bilgileri kimde kalacak. Bu üçü net değilse, düşük fiyat çoğu zaman sonradan çıkan ek maliyetlerle telafi edilir.
İşletme sahiplerinin çoğu ajans seçerken portföye ve fiyata bakar; ikisi de önemlidir ama tek başına yeterli değildir. Bir zemin kaplama üreticisinin aldığı üç teklif de benzer fiyatta görünebilir, ama biri sınırsız revizyon vaat edip kapsamı belirsiz bırakırken diğeri üç revizyon turu ve net bir teslim tarihiyle gelir; ikincisi daha pahalı görünse de sonunda daha az sürprize yol açar.
Teklifte kapsam nasıl okunmalı?
Bir teklifte kurumsal web sitesi yazması yeterli değildir; kaç sayfa, hangi dilde, hangi entegrasyonlarla, ödeme, stok, randevu sistemi, olduğu açıkça yazılmalı. Kapsamda yazmayan her şey, proje ilerledikçe ek iş olarak fiyatlandırılır.
Aynı netlik pazarlama teklifleri için de geçerli: bir reklam yönetimi teklifinde hangi platformların dahil olduğu, raporlama sıklığı ve reklam bütçesinin ajans ücretine dahil olup olmadığı net yazılmalı.
Bir iş elbisesi üreticisi, kurumsal site teklifinde e-ticaret entegrasyonunun dahil olup olmadığını sormadığı için, proje ortasında ek ücretle karşılaşabilir; sorunun cevabı teklif metninde açıkça yazmıyorsa, imzadan önce yazılı olarak sorulmalı, sözlü verilen cevaba güvenilmemeli.
Teslim takvimi ve revizyon sayısı neden sözleşmeye girmeli?
Sözlü verilen bir tarih, bir tarafın hafızasında farklı bir tarihe dönüşebilir. Yazılı bir teslim takvimi, hem ajansı hem işletmeyi aynı beklentiye bağlar; gecikme olursa da neyin geciktiği, kimin sorumluluğunda olduğu tartışmasız hale gelir.
Revizyon sayısı da benzer bir konu: sınırsız revizyon vaadi genelde belirsiz bir kapsamın işareti olur. Üç ya da dört revizyon turu net bir sınır çizer; bu sınır aşıldığında ek ücretin nasıl hesaplanacağı da baştan yazılmalı.
Karar kriteri nettir: sözleşmede yazmayan her tarih ve her revizyon sınırı, ilerleyen aylarda tartışma konusu olur. Yazılı olmayan bir söz, iki taraf için de farklı hatırlanabilir; bu netleşmeden imza atmak, sonradan pazarlık gücünü kaybetmek anlamına gelir.
Kaynak dosya ve erişim sözleşmede olmalı
Proje bitiminde tasarım kaynak dosyaları, alan adı ve hosting erişimi, e-posta hesapları kimde kalacak, bu sözleşmede açıkça yazmalı. Bir ajans ilişkisi sona erdiğinde bu bilgiler işletmede kalmıyorsa, yeni bir ajansla çalışmak sıfırdan başlamak anlamına gelebilir.
Bir spa zincirinin web sitesi bir ajans tarafından kurulmuş ama alan adı ajansın kendi hesabında kayıtlıysa, ilişki bittiğinde sitenin kontrolü de tartışmalı hale gelir. Bu, sözleşmede en baştan netleştirilmesi gereken bir maddedir.
Çıkış koşulları neden önceden konuşulmalı?
Bir ajans ilişkisinin nasıl biteceği, ilişki başlarken değil sorun çıktığında konuşulursa geç kalınmış olur. Fesih bildirim süresi, devam eden işlerin ne olacağı, ödenen ama tamamlanmamış işin nasıl telafi edileceği baştan yazılmalı.
Bir iş elbisesi üreticisi ajansla çalışmayı bir kampanya ortasında bitirmek zorunda kalırsa, sözleşmede net bir çıkış maddesi varsa devir süreci birkaç güne, yoksa haftalarca süren bir anlaşmazlığa dönüşebilir.
Karar kriteri şudur: çıkış maddesi olmayan bir sözleşme, ilişki sorunsuz giderken fark edilmez ama tam da sorun çıktığı anda pahalıya mal olur. Bir zemin kaplama üreticisinin yeni bir ajansa geçerken eski ajanstan aylarca erişim beklemesi, bu maddenin baştan yazılı olmamasının doğrudan sonucudur.
Referans kontrolü nasıl yapılmalı?
Bir ajansın portföyü, bitmiş projeleri gösterir ama süreç boyunca nasıl çalıştığını göstermez. Mevcut ya da eski bir müşteriyle doğrudan konuşmak, iletişim hızı, gecikme durumunda tavır, beklenmeyen bir sorun çıktığında nasıl davranıldığı gibi soruların gerçek cevabını verir.
Bu görüşmede sorulacak en yararlı soru genelde şudur: bir şeyler planlandığı gibi gitmediğinde ajans nasıl tepki verdi? Cevap, portföydeki hiçbir görselin göstermediği bir şeyi ortaya çıkarır.
Ajans seçerken sık yapılan hatalar
En sık görülen hata, yalnızca fiyatı karşılaştırıp kapsamı karşılaştırmamaktır. Bir üretim tesisinin aldığı iki teklif aynı rakamda görünebilir, ama biri üç sayfalık bir web sitesini, diğeri on beş sayfalık ve stok entegrasyonlu bir siteyi kapsıyorsa, karşılaştırma baştan anlamsızdır.
İkinci hata, sözleşmeyi imzalamadan önce dikkatli okumadan geçmektir; özellikle kaynak dosya ve erişim devri gibi maddeler genelde sözleşmenin sonunda, dikkat dağıldığında yer alır. Üçüncü hata, referans kontrolünü atlayıp yalnızca portföye güvenmektir; bitmiş bir proje görseli, süreç boyunca yaşanan gecikmeleri ya da iletişim sorunlarını göstermez.
Karar kriteri şudur: teklif ne kadar iyi görünürse görünsün, kapsamda net olmayan tek bir madde bile varsa, o madde ilerleyen aylarda ek ücret olarak geri döner; bu netleşmeden imza atmak, sonradan pazarlık gücünü kaybetmek anlamına gelir.
Keşif görüşmesinde sorulacak sorular
Bir keşif görüşmesi, yalnızca ajansın işletmeyi tanıması için değil, işletmenin de ajansı test etmesi için bir fırsattır.
- Kapsam dışında kalan işler nasıl fiyatlandırılıyor?
- Ortalama teslim süresi geçmiş projelerde ne kadar sapma gösterdi?
- Proje bitiminde kaynak dosyalar ve erişim bilgileri nasıl devrediliyor?
- Beklenmeyen bir sorun çıktığında iletişim kim üzerinden yürüyor?
- Sözleşmede fesih bildirim süresi kaç gün?
- Projeyle ilgili bir müşteriyle doğrudan konuşulabilir mi?
Doğru ajans seçimi, en düşük fiyatı değil en net kapsamı bulmaktır; kapsam netse fiyat karşılaştırması da anlamlı hale gelir. Bu netlik yazılı hale gelmediği sürece, ilerleyen aylarda hangi işin kapsamda olduğu hep tartışmalı kalır. rabbitclip ile yapılan bir keşif görüşmesinde kendi projeniz için kapsamı, takvimi ve çıkış koşullarını yazılı olarak netleştirebiliriz.
Sık sorulanlar
En düşük teklifi seçmek neden risklidir?
Düşük fiyat genelde dar bir kapsamı gizler; kapsam dışında kalan her iş, proje ilerledikçe ek ücretle karşınıza çıkar ve ilk fiyat farkı hızla eriyip gider.
Sözleşmede mutlaka hangi maddeler olmalı?
Kapsam tanımı, teslim takvimi, revizyon sayısı, kaynak dosya ve erişim devri, fesih ve çıkış koşulları; bu beşi olmadan bir sözleşme eksik sayılır, sözlü verilen bir söz bu maddelerin yerini tutmaz.
Ajans değiştirmek istersem sitem ve alan adım elimde kalır mı?
Sözleşmede bu netse evet; alan adı ve hosting işletmenin kendi hesabında kayıtlıysa geçiş sorunsuz olur, ajansın hesabında kalmışsa devir süreci gerekir.
Portföy yeterli bir referans mıdır?
Tek başına yeterli değildir; mevcut ya da eski bir müşteriyle doğrudan konuşmak, süreç boyunca nasıl çalışıldığına dair portföyün göstermediği bilgiyi verir.
Keşif görüşmesinde en önemli soru hangisi?
Beklenmeyen bir sorun çıktığında iletişimin kim üzerinden yürüdüğü ve kapsam dışı işlerin nasıl fiyatlandırıldığı; bu iki sorunun net cevabı, sonraki aylardaki sürprizlerin büyük kısmını önler.
