Come scegliere un CMS: tipi, esempi e criteri di decisione
Un CMS è un software che permette di gestire i contenuti di un sito senza saper programmare. Ecco i tipi, gli esempi e le domande per scegliere bene.
Team rabbitclipPubblicato: 7 min di lettura
In breve
Un CMS (sistema di gestione dei contenuti) è un software che permette a chi non scrive codice di aggiungere e modificare testi, immagini, pagine e menu di un sito web. WordPress, Drupal e Joomla sono gli esempi classici; sistemi come Sanity o Contentful, che si limitano a conservare i contenuti, appartengono al gruppo headless. La scelta giusta nasce meno dalla ricerca dell'opzione più popolare che dall'avere chiaro chi aggiornerà il sito, con quale frequenza e con che tipo di contenuti.
Questo articolo tratta i tipi di CMS e il genere di azienda a cui si adatta ciascuno. Abbiamo un pezzo a parte sulla differenza tecnica tra CMS classico e headless; qui il tema sono le domande da porsi al momento di scegliere. In breve: definite prima il compito, poi scegliete lo strumento.
Quali tipi di CMS esistono?
Si distinguono quattro tipi generali. Il primo è il CMS classico, che offre sia un'area di amministrazione sia la faccia pubblica del sito: i contenuti vengono inseriti e il tema scelto produce la pagina. WordPress è l'esempio più noto. Il secondo è il CMS headless, che si limita a conservare i contenuti e a consegnarli a un'altra interfaccia; il sito vero e proprio viene sviluppato come software separato.
Il terzo è la piattaforma di commercio, che integra la logica di prodotti, carrello e pagamento nello strumento dei contenuti. Il quarto è il costruttore di siti: un servizio di trascinamento, di solito ospitato da una sola azienda, con layout già pronti. Tra i quattro non esiste una graduatoria fissa; ciascuno è stato pensato per un'esigenza diversa.
Esiste anche un quinto gruppo, le piattaforme di contenuto aziendali, usate da organizzazioni con molti documenti che hanno bisogno di molti utenti, flussi di approvazione e gestione multilingue. Per la maggior parte delle piccole e medie imprese bastano i primi quattro tipi.
Quale tipo si adatta a quale azienda?
Per un'azienda che aggiunge qualche articolo o pagina a settimana e non ha un layout complicato, un CMS classico è spesso la strada più comoda. Pensate a uno studio di architettura: aggiunge pagine di progetti e articoli del blog, e il design cambia di rado. L'area di amministrazione è familiare e la scelta di temi e plugin è ampia.
Se lo stesso contenuto deve comparire su un sito web, in un'app mobile e su uno schermo in uno showroom, ha senso un'impostazione headless. Il contenuto viene inserito una volta e ogni superficie lo riceve nella propria forma. Un'azienda che vende soprattutto merci sceglierà una piattaforma di commercio, perché la logica di magazzino, pagamento e consegna esiste già lì e non va scritta da zero.
Una piccola attività locale può usare un costruttore di siti per una presenza di una sola pagina. Il fattore decisivo è la crescita: se il sito farà solo da biglietto da visita, un costruttore basta, ma se la sua portata si allargherà entro tre anni, partire con un sistema più flessibile evita un trasloco costoso in seguito.
Quali domande porsi quando si sceglie un CMS?
È più sano iniziare la scelta da un elenco di domande che da un marchio. Le domande che seguono affinano la decisione per la maggior parte delle aziende. Annotate le risposte e confrontate alcuni sistemi con lo stesso elenco; quello che corrisponde più spesso è di solito il più adatto.
Alcune di queste domande sembrano tecniche ma riguardano in realtà il lavoro quotidiano. Chi inserirà i contenuti, l'approvazione di chi serve prima che una pagina vada online e si può tornare a una versione precedente dopo un errore? Questo decide con quanta comodità il sistema funzionerà non nella prima settimana, ma nel primo anno.
- Chi aggiornerà i contenuti, e con quale frequenza?
- Lo stesso contenuto sarà usato su altre superfici?
- Quali lingue e quali paesi vi interessano?
- Serve un passaggio di approvazione prima della pubblicazione?
- Servirà un collegamento con sistemi esistenti come magazzino, CRM o pagamenti?
- Chi si occuperà di manutenzione e aggiornamenti di sicurezza?
Perché manutenzione e proprietà fanno parte della scelta?
Ogni CMS richiede cure dopo l'installazione. Nei sistemi classici open source, aggiornamenti e compatibilità dei plugin richiedono attenzione regolare; sulle piattaforme ospitate quel peso ricade sul fornitore, ma la personalizzazione è limitata. Quale vi si adatti dipende dall'attenzione e dal budget che potete destinare alla manutenzione.
La proprietà è una questione a parte. Su quale server si trovano i vostri contenuti e i vostri dati, e potete esportarli se volete cambiare fornitore? Su una piattaforma chiusa il contenuto spesso resta al suo interno insieme alla formattazione. Non è un difetto, ma conviene saperlo prima di decidere.
Infine, pensate al team. Per quanto capace sia un sistema, l'inserimento dei contenuti si inceppa se il team lo trova scomodo. Far provare a un utente reale alcune attività tipiche nell'area di amministrazione prima di decidere dice più di una lunga tabella di funzioni.
Quali errori sono comuni nella scelta di un CMS?
L'errore più comune è confondere popolarità e idoneità. Un sistema molto diffuso non va bene per ogni azienda; un grande ecosistema aiuta, ma porta anche conflitti tra plugin e l'onere del monitoraggio della sicurezza. La scelta deve seguire il vostro flusso di lavoro, non ciò che usa un vicino.
Il secondo errore è scegliere qualcosa di troppo piccolo o di troppo grande rispetto all'esigenza di oggi. Installare una piattaforma aziendale per un sito di tre pagine, o mettere fin dal primo giorno un marchio in crescita su un costruttore limitato, risulta costoso più tardi in entrambi i casi. Il terzo errore è pensare separatamente a design e CMS: se il design ignora come verranno gestiti i contenuti, l'area di amministrazione finisce per restare indietro rispetto al design.
Il quarto errore è lasciare la migrazione fuori dal piano. Nel passare da un vecchio sistema a uno nuovo, se indirizzi, reindirizzamenti e struttura dei contenuti non vengono conservati, la visibilità nei motori di ricerca può risentirne. La migrazione non è quindi un passo successivo alla scelta, ma uno pianificato insieme ad essa.
Quando un CMS non serve?
Non ogni sito ha bisogno di un CMS. Un sito vetrina di poche pagine il cui contenuto cambia una o due volte l'anno funziona molto bene come pagine statiche preparate con cura. Aggiungere un CMS a un sito simile può non portare altro che manutenzione in più; aggiornamenti di sicurezza, database e area di amministrazione diventano tutte superfici da proteggere.
Allo stesso modo, un CMS separato può essere superfluo per le aziende i cui contenuti sono già gestiti altrove. Un sito che prende le informazioni di prodotto da un ERP o da un sistema di commercio creerà incoerenze se cerca di gestire di nuovo le stesse informazioni in un secondo pannello. La domanda giusta allora non è quale CMS, ma dove si trova l'unica fonte dei contenuti.
Scegliere un CMS è, prima di un confronto tra software, una definizione di come lavorerete: chi, con quale frequenza, con quali contenuti e con quale carico di manutenzione. Scrivete le domande, confrontate alcuni sistemi con lo stesso elenco e provate con un utente reale. Se desiderate valutare insieme quale sistema si adatti al modo in cui la vostra azienda tratta i contenuti, saremo lieti di organizzare un colloquio conoscitivo con rabbitclip.
Domande frequenti
Quali sono esempi di CMS?
Gli esempi classici sono WordPress, Drupal e Joomla. Sul versante headless ci sono sistemi come Sanity e Contentful, e sul versante del commercio le piattaforme per negozi. Quale sia adatto dipende dalla vostra attività.
Un CMS è la stessa cosa di un costruttore di siti?
Non esattamente. Un costruttore di siti è di solito un pacchetto ospitato da un'azienda con un'interfaccia già pronta; un CMS è uno strumento di contenuti più flessibile che spesso può funzionare anche sul vostro hosting.
È difficile cambiare CMS?
Dipende dal volume dei contenuti e dalla struttura degli indirizzi. Se i contenuti vengono migrati bene e i vecchi indirizzi sono reindirizzati ai nuovi, il passaggio è tranquillo. Altrimenti si può perdere visibilità nei risultati di ricerca.
Qual è il CMS migliore per una piccola azienda?
Non c'è una risposta unica. Se i contenuti inseriti sono pochi e il sito non crescerà, una soluzione semplice basta; se pianificate un blog, più lingue e integrazioni, partire con un sistema più flessibile vi risparmia un trasloco costoso in seguito.
