Come scegliere un servizio di posta aziendale: criteri
Confronti i servizi di posta aziendale per recapito, supporto DKIM, spazio, amministrazione e facilità di migrazione: una guida chiara per decidere.
Team rabbitclipPubblicato: 7 min di lettura
In breve
Un servizio di posta aziendale permette di inviare e ricevere messaggi dal dominio della propria azienda (nome@suaazienda.it), e la scelta giusta dipende da cinque criteri: l'affidabilità con cui i messaggi arrivano nella casella del destinatario (recapito), il supporto di DKIM, la verifica del mittente che dimostra che il messaggio è suo, lo spazio delle caselle, gli strumenti di amministrazione e la facilità con cui potrà passare più avanti a un altro servizio. Il nome del servizio e la sua quota di mercato non sostituiscono questi criteri; lo stesso prodotto può andare bene a un piccolo team e stare stretto a uno grande.
La scelta di solito si riduce a una di due strade. Da un lato ci sono le suite per ufficio nel cloud come Google Workspace e Microsoft 365, che offrono la posta insieme a calendario, documenti condivisi e strumenti per riunioni. Dall'altro c'è la posta in hosting, fornita con l'hosting del sito o acquistata a parte, che offre la posta e poco altro. Entrambe fanno il loro lavoro; la differenza sta in ciò di cui ha bisogno e in chi la gestirà.
Questo articolo confronta i servizi per criteri anziché per marca, e spiega quale strada ha senso in quale situazione e quali errori si commettono nello scegliere. Prezzi e confronti tra pacchetti sono lasciati fuori di proposito: cambiano spesso, e la decisione si prende comunque sui criteri.
Che tipi di servizio di posta aziendale esistono?
Il primo tipo è la suite per ufficio nel cloud. Posta, calendario, archiviazione nel cloud e modifica condivisa dei documenti stanno in un solo account, e utenti e permessi si gestiscono da un unico pannello. Questa completezza vale di più man mano che il team cresce, perché un nuovo arrivo o una partenza si risolvono con una sola operazione.
Il secondo tipo è la posta in hosting. Di solito arriva con un piano di hosting del sito, le caselle sono semplici e coprono le esigenze di base, ma gli strumenti di amministrazione, le funzioni di sicurezza e il livello di assistenza variano molto da un fornitore all'altro. Un terzo tipo, meno comune, è gestire un proprio server di posta; poiché la manutenzione e la responsabilità del recapito ricadono interamente su di lei, è raramente una scelta saggia per le piccole e medie imprese.
Perché recapito e supporto DKIM sono il primo criterio?
Se il suo messaggio non arriva al destinatario, o finisce nella cartella dello spam, ogni altra funzione perde valore. Il recapito dipende in parte dalla reputazione del servizio e in parte da quanto correttamente lo configura. Su un'infrastruttura condivisa, il cattivo comportamento di un altro cliente può danneggiare la reputazione degli indirizzi di invio comuni; un servizio ben gestito riduce questo rischio sorvegliando i propri indirizzi di invio e limitando gli abusi.
Per la verifica del mittente il servizio deve permettere di aggiungere una firma DKIM per il suo dominio; insieme a SPF e DMARC, questo trio evita che i suoi messaggi siano trattati come falsificati. Un servizio che firma solo con il proprio dominio e non con il suo lascia debole la verifica. Basta chiedere prima di acquistare: «Posso firmare con DKIM usando il mio dominio?» Dopo la configurazione può controllare la situazione con il nostro strumento di verifica dei record DNS della posta.
Il recapito non è qualcosa che si imposta una volta e si dimentica. Guardi anche se il servizio segnala i problemi di invio e mostra perché i messaggi sono stati respinti.
Come si confrontano spazio, amministrazione e facilità di migrazione?
Le esigenze di spazio variano da persona a persona e da lavoro a lavoro; i team commerciali e di progetto, che si scambiano molti allegati, raggiungono prima il limite. Conta se il limite è per casella o un fondo condiviso, e cosa accade quando si riempie: la posta in arrivo viene respinta, oppure riceve solo un avviso?
Per l'amministrazione e la facilità di migrazione, una lista di controllo pratica è fatta così.
- Può aggiungere un nuovo dipendente e chiudere l'account di chi se ne va da un solo pannello
- La casella di chi se ne va può essere consegnata senza essere eliminata
- Sono offerte la verifica in due passaggi e il controllo delle sessioni
- Si possono soddisfare le esigenze di archivio e conservazione
- Può esportare i suoi dati in un formato standard, cioè andarsene più avanti se vuole
Quale azienda dovrebbe scegliere quale strada?
Per un team di poche persone che ha bisogno solo della posta, la posta in hosting è una soluzione semplice e di solito sufficiente. Se il team cresce, condivide documenti e calendari o lavora regolarmente su più dispositivi, una suite per ufficio nel cloud porta completezza e facilita l'amministrazione.
Nei settori regolamentati (sanità, diritto, finanza e simili), la sede dei dati, l'archiviazione e i requisiti dei registri di accesso diventano decisivi; la parte legale e di conformità della lista di controllo passa allora al primo posto, ed è sensato parlare con un legale. Per le aziende con molta corrispondenza con i clienti, come un gruppo di spa o un produttore di pavimenti, recapito e archiviazione possono essere i due criteri principali.
Quando la scelta è sbagliata?
La scelta sbagliata più frequente è seguire la marca anziché l'esigenza. Un team di tre persone che paga un pacchetto pieno di strumenti che non userà mai, e un team di trenta che si arrangia con caselle semplici senza strumenti di amministrazione, commettono lo stesso errore: lo strumento non è stato adattato all'esigenza.
La seconda scelta sbagliata è tenere la posta presso lo stesso fornitore del dominio e del sito solo perché è comodo. Quando più avanti vorrà cambiare fornitore del sito, la posta viene trascinata con esso e il trasferimento diventa inutilmente difficile. Pensare la posta separata dal sito permette di spostare ciascuno in modo indipendente.
Quali errori sono comuni?
Gli errori commessi dopo la scelta possono costare più della scelta stessa. Saltare la verifica del mittente il giorno della configurazione significa che la posta finisce nello spam nelle prime settimane, il che consuma la sua reputazione per nulla.
Anche gli errori durante la migrazione sono comuni. Non trasferire la vecchia posta, o cambiare troppo presto i record del dominio, può causare una perdita di posta della durata da poche ore a pochi giorni. Tra gli errori frequenti ci sono questi.
- Non configurare fin dall'inizio la verifica del mittente (SPF, DKIM, DMARC)
- Usare l'account di una sola persona per tutto il team
- Non chiudere l'account di chi se ne va né consegnare la sua posta
- Passare al nuovo servizio senza aver trasferito la vecchia posta
Come si decide, e come si migra?
Per prima cosa scriva l'esigenza: quante persone, quali dispositivi, quanta corrispondenza con allegati, quali requisiti di archivio o di conformità. Poi assegni un punteggio a due o tre candidati secondo i cinque criteri; la classifica di solito risulta chiara da sola. Conservare per iscritto le ragioni della decisione aiuta se in seguito dovrà rivederla.
L'ordine per una migrazione è questo: creare le caselle presso il nuovo servizio, trasferire la vecchia posta, preparare i record di verifica del mittente e solo allora cambiare il record che instrada la posta del dominio. Poiché i record richiedono tempo per aggiornarsi, quel giorno può esserci una breve confusione, ed è saggio lasciare la modifica a un'ora tranquilla.
Quando sceglie un servizio di posta aziendale, guardi cinque criteri anziché la marca: recapito, supporto DKIM, spazio, amministrazione e facilità di migrazione. La posta in hosting è spesso adatta a un piccolo team che ha bisogno solo della posta, e una suite per ufficio nel cloud a un team che lavora insieme e cresce; pensare la posta separata dal sito le lascia margine per spostarsi più avanti. Se desidera rivedere insieme la sua configurazione attuale, rabbitclip sarà lieta di organizzare con lei un colloquio conoscitivo, senza fretta.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra posta aziendale e posta gratuita?
La posta aziendale usa il suo dominio, offre la gestione di utenti e permessi e dà fiducia al suo marchio. Gli account gratuiti sono pensati per uso personale e non danno abbastanza controllo per gestire i dati di un'azienda.
Perché la mia email finisce nella cartella dello spam?
Il motivo più comune è una verifica del mittente mancante o difettosa (SPF, DKIM, DMARC). Contano anche la reputazione dell'indirizzo di invio e il contenuto del messaggio. Controlli prima i record di verifica.
Posso cambiare servizio di posta più avanti?
Sì, ma bisogna trasferire la vecchia posta e aggiornare i record del dominio nell'ordine giusto. Scegliere un servizio che consenta di esportare i dati in un formato standard rende molto più facile un cambiamento successivo.
È meglio una suite per ufficio nel cloud o la posta in hosting?
Non c'è un'unica risposta giusta. Se ha bisogno solo della posta, può bastare la posta in hosting; se ha bisogno di calendari, documenti condivisi e amministrazione centrale, si adatta meglio una suite per ufficio nel cloud. La decisione segue l'esigenza.
