Cos'è l'integrazione API: vantaggi e rischi per l'azienda
L'integrazione API permette a due software di scambiarsi dati in automatico. Cosa offre a un'azienda, quali rischi comporta e come pianificarla.
Team rabbitclipPubblicato: 6 min di lettura
In breve
Integrazione API significa che due software distinti si inviano e si ricevono dati automaticamente, attraverso una porta definita in anticipo. API è il nome di quella porta: descrive quali informazioni un programma può chiedere a un altro, e in quale forma. Per un'azienda il significato è semplice. Invece di portare a mano un ordine, un livello di scorte, un pagamento o la scheda di un cliente da un sistema all'altro, ci pensano i programmi tra loro.
Un esempio familiare è un ordine fatto sul Suo sito che arriva nel sistema del corriere senza che nessuno lo tocchi, mentre il numero di tracciamento torna al cliente. Nessun dipendente compie i passaggi intermedi. La comodità ha però un prezzo. Se cambiano le regole del sistema a cui ci si collega, il collegamento dal Suo lato può rompersi. L'integrazione è quindi sia un guadagno sia una dipendenza che va gestita.
Come funziona un'API e come si capisce con un esempio?
Pensi a un ristorante. Lei è il cliente al tavolo e la cucina è un sistema a parte. Il cameriere è l'intermediario: porta l'ordine in cucina e Le riporta il pasto. Non vede mai l'interno della cucina. Conosce soltanto la forma di ordine che il cameriere accetterà. Un'API è il cameriere di un programma.
I programmi fanno in questo modo solo due cose: chiedono informazioni oppure le inviano. Un programma chiede a un altro qual è l'ultimo ordine di un certo cliente, o gli dice di registrare un ordine preciso. L'altra parte risponde secondo le sue regole. Il documento in cui sono scritte quelle regole si chiama documentazione dell'API.
Cosa offre l'integrazione API a un'azienda?
Il vantaggio più evidente è che scompare il lavoro manuale ripetitivo. Inserire le stesse informazioni in due sistemi distinti richiede tempo e produce errori. L'integrazione elimina il doppio inserimento e mantiene le informazioni uguali ovunque. Raccogliere in un unico punto centrale le prenotazioni delle sedi di un gruppo di spa è una buona illustrazione.
Il secondo vantaggio è che le informazioni restano aggiornate. Se la cifra delle scorte differisce tra il canale di vendita e il magazzino, è possibile vendere un articolo che non si ha. In un sistema integrato, quando le scorte cambiano in un posto, cambiano anche nell'altro. Il terzo vantaggio è la scala: quando cresce il numero di ordini, un processo manuale è destinato a crollare, mentre uno automatico cresce con lo stesso sforzo.
- Scompaiono l'inserimento manuale dei dati e il lavoro di copia e incolla.
- Le informazioni su scorte, prezzi e ordini restano coerenti tra i sistemi.
- Ai clienti si possono dare informazioni in tempo reale su spedizione, pagamento o stato della prenotazione.
- Il personale è sollevato dal lavoro ripetitivo e può occuparsi dei clienti.
- La crescita può essere assorbita senza personale aggiuntivo.
Quali sono i rischi dell'integrazione?
Il rischio maggiore è la dipendenza. Se il servizio a cui ci si collega cambia le sue regole, ritira una versione o rivede i suoi prezzi, il collegamento dal Suo lato può smettere di funzionare. Per le integrazioni importanti vale quindi la pena di guardare lo storico del fornitore e quanto è aggiornata la sua documentazione. Dove possibile, consideri un'alternativa per il flusso critico, come la possibilità di proseguire a mano.
Il secondo rischio è la sicurezza. Un'integrazione trasporta dati tra due sistemi, e quei dati possono essere informazioni di clienti o di pagamento. Le chiavi di accesso vanno conservate in modo sicuro e vanno concessi solo i permessi necessari. Per gli obblighi relativi ai dati personali è opportuno consultare un avvocato.
Come si pianifica un'integrazione?
Il primo passo della pianificazione è scrivere quali informazioni fluiscono in quale direzione: da dove e verso dove vanno gli ordini, dove vengono aggiornate le scorte e quale sistema è il registro principale. Se il registro principale non è stabilito, i due sistemi si sovrascrivono i dati a vicenda.
Il secondo passo è decidere in anticipo che cosa succede quando qualcosa va storto. Se l'altro sistema è fuori servizio, la richiesta non deve andare persa. Deve essere messa in coda e ritentata. Il terzo passo è il monitoraggio: senza un registro e un avviso che mostrino se l'integrazione funziona, un guasto viene notato solo quando un cliente si lamenta. Provare il flusso in un piccolo ambiente di prova prima della messa online è molto utile anche in questa fase.
Quali errori sono comuni nell'integrazione API?
Il primo errore è voler collegare ogni sistema a tutti gli altri. Ogni integrazione porta un onere di manutenzione, quindi scelga quelle che creano davvero valore. Il secondo è rimandare a più tardi la gestione degli errori. Il flusso che va a buon fine è facile. Il vero lavoro è decidere che cosa fare quando due sistemi non concordano.
Il terzo errore è lasciare la documentazione e i dati di accesso a una sola persona. Se chi ha costruito l'integrazione se ne va e nessuno sa come funziona il collegamento, il primo guasto ferma l'attività.
- Fare collegamenti inutili: ogni integrazione richiede una manutenzione continua.
- Non prevedere il guasto: deve essere chiaro che cosa succede quando l'altro sistema è fuori servizio.
- Saltare il monitoraggio: un guasto dovrebbe vederlo Lei prima che lo veda un cliente.
- Conservare le chiavi in chiaro: i dati di accesso vanno in un luogo sicuro.
Quando l'integrazione API non serve?
Se un'informazione viene spostata poche volte al mese, farlo a mano è spesso più economico e più affidabile. Se sviluppo e manutenzione dell'integrazione superano il tempo che fa risparmiare, l'investimento non vale la pena.
Se un plug-in già pronto o una connessione integrata risolve il problema, non serve un software su misura. Per le esigenze comuni come pagamento e spedizione, la maggior parte delle piattaforme offre collegamenti pronti, e lo sviluppo su misura ha senso solo dove esiste una regola aziendale che la soluzione pronta non copre. La domanda da porsi è se l'esigenza sia davvero particolare.
L'integrazione API costruisce un ponte affidabile tra programmi. Il suo valore viene dal minor lavoro manuale, e il suo rischio dalla dipendenza dal sistema a cui ci si collega. Pensare fin dall'inizio alla direzione del flusso di dati, a che cosa succede in caso di guasto e a come monitorarlo evita la maggior parte dei problemi. Se desidera riflettere insieme su come collegare i Suoi sistemi, può fissare un colloquio di scoperta con rabbitclip.
Domande frequenti
Che cos'è un'API, in parole semplici?
Un'API è una porta definita attraverso cui un programma può chiedere informazioni a un altro o inviargliene. Come il cameriere di un ristorante, fa da intermediario vincolato a regole tra le due parti.
Quanto dura un'integrazione API?
Dipende dal numero di sistemi da collegare, dalla qualità della documentazione dell'altra parte e dalla complessità delle regole aziendali. Un'esigenza con collegamento già pronto è rapida, mentre un collegamento che richiede regole particolari richiede più tempo.
Che cosa succede se un'integrazione si guasta?
Il flusso di dati si ferma o procede in modo incompleto. Un'integrazione costruita bene registra il guasto, mette in coda la richiesta per ritentarla e invia un avviso alla persona responsabile.
Devo usare un plug-in già pronto o un'integrazione su misura?
Per le esigenze comuni di solito basta un plug-in già pronto. Un'integrazione su misura ha senso se Lei ha una regola aziendale particolare o un flusso che la soluzione pronta non copre.
L'integrazione API è sicura?
Lo è se impostata correttamente: le chiavi di accesso sono conservate in modo sicuro, vengono concessi solo i permessi necessari e i dati viaggiano su un canale cifrato. Se vengono trattati dati personali, è opportuno consultare un avvocato.
