Logiciel sur mesure ou progiciel : critères pour décider
Logiciel sur mesure ou progiciel ? Les critères qui tranchent : ce qui distingue votre activité, rythme de changement, intégrations et coût total de possession.
Équipe rabbitclipPublié: 8 min de lecture
En bref
Si vos processus sont les mêmes que ceux de la plupart des entreprises de votre secteur, un progiciel est le bon choix ; si un processus qui vous distingue de vos concurrents se trouve au centre du logiciel, c'est le logiciel sur mesure. Un progiciel démarre vite, s'accompagne d'un coût récurrent prévisible et offre une structure que d'autres entreprises testent depuis des années. Le logiciel sur mesure est construit uniquement autour de votre activité, mais il demande plus d'efforts pour être construit, maintenu et pris en charge. La décision dépend moins de ce qui est le moins cher que de la part de votre activité qui est standard.
On répond souvent à la question par « le sur mesure est mieux » ou « le progiciel est moins cher », et les deux réponses sont incomplètes. Dans un domaine comme la comptabilité, qui se ressemble dans toutes les entreprises, le logiciel sur mesure est un poids inutile ; dans un processus qui est l'activité elle-même, un progiciel est une friction permanente.
Cet article passe les critères en revue à tour de rôle : ce qui distingue le travail, rythme de changement, intégration, coût total et dépendance. Il aborde aussi la troisième voie entre les deux, qui donne souvent le meilleur résultat.
Quelle est la vraie différence entre un progiciel et un logiciel sur mesure ?
Un progiciel est un produit écrit pour les besoins communs de nombreuses entreprises. Vous vous adaptez à ses règles ; certaines parties se configurent, mais la logique de fond est fixe. Avec un logiciel sur mesure, c'est l'inverse : il est construit autour de vos règles et porte, dès le premier jour, une logique qui est la vôtre.
Cette différence est d'abord une différence de propriété avant d'être une différence de coût. Avec un progiciel, l'éditeur fixe la feuille de route et vous n'êtes qu'un utilisateur. Avec un logiciel sur mesure, vous décidez quelle fonction arrive quand, mais vous portez aussi le poids de chaque fonction qui arrive.
Les deux coûtent cher quand on les choisit mal. Une entreprise qui impose un progiciel à son travail consomme du temps de personnel en contournements manuels ; une entreprise qui construit un logiciel sur mesure pour un besoin standard finance de zéro ce qu'un progiciel possède déjà.
Où votre activité se distingue-t-elle, et un progiciel peut-il le porter ?
Le premier test est de savoir quelle partie de votre activité le logiciel touche. Si le processus qui vous distingue d'un rival, votre façon de fixer les prix, votre méthode de livraison d'une commande ou votre manière de travailler avec un client, dépend du logiciel, faire entrer cette partie dans le moule d'un progiciel efface la différence.
Pour les parties standard, c'est l'inverse. Émettre des factures, faire la paie, envoyer des e-mails ou prendre des rendez-vous ne vous distingue pas ; les faire avec un produit prêt à l'emploi est plus rapide et plus sûr. Réserver le logiciel sur mesure aux parties qui portent votre différence protège à la fois le budget et l'attention.
Un contrôle pratique : demandez-vous « que perdrions-nous si notre concurrent faisait tourner ce processus sur le même produit prêt à l'emploi ? » Si la réponse est « rien », un progiciel est le bon choix.
Comment le rythme de changement et le besoin d'intégration influencent-ils la décision ?
Si vos processus changent souvent et que vous devez ajouter un nouveau produit, un nouveau canal ou une nouvelle règle, vous atteindrez les limites d'un progiciel. Attendre une fonction de l'éditeur prend des semaines ou des mois, et parfois elle ne vient jamais. Avec un logiciel sur mesure, le changement avance à votre rythme.
L'intégration est le deuxième facteur. Les progiciels offrent généralement des connexions toutes faites avec les systèmes courants ; mais si le système que vous utilisez est rare, ancien ou développé en interne et ne figure pas sur la liste, la connexion devient un chantier à part. Si la plupart de ce à quoi vous vous connectez est courant, le progiciel a l'avantage ; si la plupart est inhabituel, le logiciel sur mesure peut être inévitable.
Le même raisonnement vaut pour les données. La façon dont elles sont stockées, qui peut y accéder et comment elles passent ailleurs doivent être réglées dès le départ. Avec un progiciel, sortir les données est souvent restreint ; avec un logiciel sur mesure, vous pouvez le prévoir dès le début.
- Le logiciel porte-t-il ce qui distingue votre activité, ou exécute-t-il une tâche standard
- À quelle fréquence vos processus changent-ils
- La plupart des systèmes auxquels vous vous connectez sont-ils courants ou inhabituels
- Pouvoir transférer les données vers un autre système compte-t-il pour vous
- Avez-vous une équipe ou un partenaire pour entretenir le logiciel
Comment le coût total de possession diffère-t-il entre les deux ?
Le coût de départ d'un progiciel paraît bas, mais les abonnements, les frais par utilisateur et les coûts des modules complémentaires et de l'adaptation s'accumulent avec le temps. Le logiciel sur mesure paraît cher au départ mais n'a pas de frais récurrent par utilisateur. Comparez sur plusieurs années, pas sur la première année.
Les deux côtés ont des coûts qui ne se voient pas. Avec un progiciel, c'est le travail manuel que le personnel fournit pour entrer dans son moule ; avec un logiciel sur mesure, ce sont la maintenance et les mises à jour de sécurité. Chiffrer ces postes pour une option et pas pour l'autre donne une comparaison faussée.
Un budget n'est pas seulement de l'argent ; l'attention de votre équipe est aussi un coût. Le logiciel sur mesure vous demande d'en être le propriétaire de produit, de prendre des décisions, de mener des tests et de donner des retours. Si vous ne pouvez pas consacrer cet effort, l'ordre tout prêt qu'offre un progiciel vaut beaucoup.
La troisième voie : adapter un progiciel ou combiner les deux
Le choix n'est souvent pas binaire. Laisser les parties standard dans un progiciel et n'écrire sur mesure que la partie qui porte votre différence est, pour la plupart des entreprises, la voie la mieux équilibrée. La comptabilité, l'e-mail et la gestion documentaire restent dans des produits prêts à l'emploi ; vos règles de traitement des commandes ou votre moteur de tarification s'y connectent comme une couche sur mesure.
De nombreux progiciels permettent l'extension par des modules complémentaires et des interfaces. C'est moins cher qu'un logiciel entièrement sur mesure et plus souple qu'un simple progiciel. La limite est fixée par ce que le progiciel autorise et par les décisions futures de l'éditeur, et vous devez connaître cette dépendance dès le départ.
Quelles erreurs sont courantes dans cette décision ?
La plus courante est de choisir un logiciel sans avoir décrit le processus. Toute comparaison faite avant d'avoir écrit quelles étapes sont standard et lesquelles vous sont propres relève de la devinette. Mettez d'abord le processus sur une page, puis choisissez le logiciel.
La deuxième est de se fier à la démonstration. Une démo de progiciel montre le scénario le plus favorable ; ne décidez pas avant de l'avoir essayé avec vos propres données et vos propres exceptions.
La troisième est de ne pas penser à la sortie. Avec l'une ou l'autre option, vous pourrez un jour passer à une autre solution. Vérifiez tôt que vous pouvez emporter vos données, que le code ou la configuration vous appartient et que la documentation est remise.
Quand le logiciel sur mesure est-il le mauvais choix ?
Si votre besoin est standard, si votre processus ne s'est pas encore stabilisé ou si vous n'avez pas d'équipe pour jouer le rôle de propriétaire de produit, le logiciel sur mesure est le mauvais choix. Transformer un processus instable en logiciel, c'est réécrire le logiciel encore et encore à ses côtés.
Un progiciel n'est pas toujours le bon non plus : si ce qui vous distingue vit à l'intérieur du logiciel, le progiciel exige des compromis constants. Le forcer conduit le personnel à le contourner par habitude, et un logiciel que l'on contourne dégrade silencieusement la qualité des données.
La décision vient d'une seule question : le logiciel porte-t-il ce qui distingue votre activité, ou exécute-t-il une tâche standard ? Laissez le standard à un progiciel, la différence au logiciel sur mesure, et comparez le coût total sur plusieurs années. Si vous souhaitez distinguer ensemble quelles parties de votre activité sont standard, vous pouvez planifier un entretien de découverte avec rabbitclip.
Questions fréquentes
Un progiciel ou un logiciel sur mesure est-il moins cher ?
Au départ, un progiciel paraît généralement moins cher ; les abonnements et les coûts d'adaptation s'accumulent avec le temps. Comparez sur le coût total de plusieurs années, pas sur la première année.
Une petite entreprise doit-elle commander un logiciel sur mesure ?
Le plus souvent, non. Pour des besoins standard, un produit prêt à l'emploi est plus rapide et plus prévisible. Le logiciel sur mesure a du sens quand un processus porte votre différence et qu'aucun progiciel ne peut y répondre.
Peut-on commencer par un progiciel et passer plus tard au sur mesure ?
Oui, et c'est souvent une voie judicieuse, car le progiciel aide à clarifier le processus. Assurez-vous seulement de pouvoir sortir vos données et qu'elles restent propres.
Personnaliser un progiciel, est-ce la même chose qu'un logiciel sur mesure ?
Non. La personnalisation reste dans les limites que le progiciel autorise et dépend des décisions de version de l'éditeur. Avec un logiciel sur mesure, vous tracez les limites, mais vous portez aussi la charge.
Quelle question compte le plus au moment de décider ?
Ce processus nous distingue-t-il de nos concurrents ? Si oui, pensez au sur mesure ; si non, au progiciel. Pesez ensuite l'intégration et la charge de maintenance.
