Obligaciones legales de un sitio web: RGPD, cookies y ventas

Depende de lo que haga el sitio. Un sitio que solo presenta la empresa y da datos de contacto necesita poco; la lista crece cuando se añade un formulario de contacto, una suscripción a un boletín, cuentas, cookies o ventas. Empiece por anotar lo que su sitio hace realmente: ¿qué datos recoge, qué herramientas carga y vende algo?

Ese inventario es también la base de su conversación con un abogado. El abogado decide qué texto es obligatorio para usted, y usted llega con una imagen clara.

• Aviso de privacidad: para formularios y registros que recogen datos personales
• Política de privacidad: cómo se tratan los datos en todo el sitio
• Aviso de cookies y ajustes de elección: para sitios que usan cookies o rastreadores similares
• Condiciones de venta a distancia e información precontractual: para sitios que venden
• Datos de la empresa: denominación, dirección, vías de contacto

Un aviso de privacidad dice a la persona que deja sus datos quién los usará, con qué fin y cómo. En el sitio, la tarea consiste en hacer que ese aviso sea legible en cada punto donde se recogen datos: el formulario de contacto, la suscripción al boletín, la creación de cuenta, los pedidos, las solicitudes de presupuesto y los formularios de candidatura. No debe quedar enterrado en un rincón de la página, sino ser accesible mediante un enlace cercano al formulario.

La política de privacidad describe cómo trata el sitio los datos en general. En la mayoría de los sitios, ambos son páginas separadas que se enlazan entre sí. Cuando hace falta consentimiento, las casillas premarcadas no suelen considerarse adecuadas, así que acuerde con su abogado cómo debe funcionar la casilla. No copie un texto de otro sitio, porque no describirá los datos que usted recoge.

Haga que un abogado determine el contenido de los textos, la base jurídica en la que se apoya y los plazos de conservación. La tarea del sitio es conectar el texto que prepare el abogado con los lugares correctos y limitar cada formulario a los datos que realmente necesita.

Un aviso de cookies no es solo un banner; es la aplicación real de la elección que se hace en él. Enumere qué cookies y rastreadores similares funcionan en su sitio: herramientas de medición, etiquetas de publicidad, vídeos y mapas incrustados, ventanas de chat. En qué condiciones pueden cargarse, antes de que el visitante elija, las cookies que el sitio no necesita para funcionar es una cuestión jurídica. En el plano técnico, debe estar preparada una configuración capaz de cargar las herramientas según la elección.

Los visitantes deben poder cambiar su elección más adelante, por lo que al pie de la página debe haber un enlace o un botón permanente. Tratamos el consentimiento de cookies y el traspaso de la elección a las herramientas de medición en nuestro artículo sobre el consentimiento de cookies. La herramienta de revisión de cookies de nuestro sitio es una forma rápida de ver qué cookies instala su página. Redacte el texto del banner y los nombres de las categorías con el consejo de un abogado.

El marco general es este: en los sitios que venden productos o servicios en línea, el comprador debe ver, antes de hacer el pedido, información sobre el vendedor, el producto, el precio total, la entrega y las condiciones de desistimiento, y debe confirmar el contrato. Esta información y el texto del contrato se muestran, de forma legible, antes del paso de pago. Su alcance y su redacción corresponden a un abogado.

Las tareas del sitio son estas: enlaces a los textos en la página de pago, un paso de confirmación separado antes del pedido, el envío al comprador de una copia del contrato y de la información después del pedido, y que la información sobre el desistimiento sea accesible desde las fichas de producto y el proceso de pedido. Las excepciones al derecho de desistimiento varían según el producto, así que pregunte a un abogado cuáles de sus productos entran en una excepción y si el texto se ajusta a sus grupos de productos.

Un visitante debe poder ver quién es el titular del sitio. La denominación comercial, la dirección, las vías de contacto y los datos fiscales o de registro suelen estar en el pie de página o en una página de contacto aparte. Qué datos se exigen en su caso depende del tipo de empresa y de su actividad, así que resuélvalo con su abogado y su asesor contable.

Un tema que aquí se olvida a menudo son los boletines y los mensajes de campaña. En general, el envío de mensajes electrónicos comerciales necesita el permiso de la persona y una salida sencilla. Establezca un registro que conserve quién dio el permiso, cuándo y con qué redacción, y acuerde su alcance con su abogado.

El error más frecuente es copiar tal cual un texto ya hecho; no describe los datos que usted recoge, las herramientas que usa ni sus condiciones de venta. El segundo es poner el texto en una página sin conectarlo con el formulario y con el proceso: no hay enlace junto al formulario ni casilla de confirmación en el paso de pago.

El tercero es no actualizar los textos cuando el sitio cambia. Si se ha añadido un formulario nuevo, una herramienta de medición nueva o un método de pago nuevo, también deben actualizarse el texto y los ajustes de cookies. El cuarto es un banner donde se elige rechazar pero las herramientas siguen funcionando en segundo plano; la elección y el comportamiento deben coincidir. Repase estos puntos con un abogado.

Colocar condiciones de venta a distancia en un sitio que no vende nada es innecesario y engaña a los visitantes; el texto debe reflejar lo que el sitio hace realmente. Un sitio muy sencillo que no usa formularios, suscripciones, cookies ni herramientas de medición y solo informa necesita pocos textos. Esa sencillez termina cuando más adelante se añade una herramienta; revise entonces los textos.

Poner un banner de cookies como adorno, dejar toda la decisión a un complemento, o hacer que una IA redacte textos legales y publicarlos sin revisión son malas decisiones. En cada caso la decisión final corresponde a un abogado, y el equipo del sitio aplica esa decisión correctamente.