Cómo usar un asistente de IA en la empresa: 10 tareas

El asistente es fuerte en el trabajo con el lenguaje: redactar, resumir, reestructurar, traducir y adaptar un texto para otro lector. Dar forma a un material ya preparado le resulta fácil. Es débil cuando se le pide producir datos de la nada, porque puede escribir como si supiera algo que no sabe.

La regla es, por tanto, sencilla: usted aporta el material, él construye la forma y usted comprueba la exactitud. No deje un precio, una fecha, una disposición legal o el detalle técnico de un producto a la memoria del asistente; ponga esos datos usted mismo en el texto, a partir de su propia fuente.

Trace la línea de privacidad antes de empezar cualquier tarea. No pegue datos personales de clientes, datos de identidad o de salud, contraseñas y claves de acceso, textos de contratos con cláusula de confidencialidad ni documentos de precios y estrategia no anunciados. Si hace falta, quite primero los nombres y los importes y anonimice el texto.

Cómo trata los datos una herramienta, si los almacena y si los usa para entrenar modelos, varía según el proveedor y según el plan. Léalo en las condiciones de la propia herramienta. Para cualquier uso que implique datos personales, consulte a un abogado sobre la ley de protección de datos.

Las cinco primeras tareas son productos escritos. En cada una, el asistente construye el borrador y usted lo verifica.

El principio común es este: cuanto más conocimiento propio añade el asistente a un texto, más difícil es encontrar un error. Alimente el texto con su propio material.

• Borrador de propuesta: aporte el alcance y las condiciones; compruebe usted mismo el precio, el plazo y las condiciones de pago, uno por uno, antes de enviar
• Respuesta a un correo de cliente: dé un resumen de la pregunta y el tono; compare cada fecha y cada importe prometidos con sus registros
• Acta de reunión: dé sus propias notas o una transcripción que pueda compartir; confirme las decisiones y las tareas con alguien que asistió
• Texto de preguntas frecuentes: aporte preguntas reales de clientes y sus respuestas; compare cada respuesta con su política actual
• Descripción de producto: aporte la lista de características; compare cada adjetivo que añada el asistente con el producto y elimine cualquier característica que no tenga

Las otras cinco tareas transforman material que usted ya tiene. Este es el terreno donde el asistente es más fiable, pero su resultado tampoco sale sin comprobar.

En traducción, no use texto jurídico, médico o de precios sin que una persona lo lea antes.

• Traducción: un borrador rápido para textos cortos y cotidianos; haga que alguien que conozca el idioma revise todo lo que contenga términos de contrato, de precio o técnicos
• Resumen de tablas e informes: aporte la tabla; compare cada cifra del resumen con la fuente, porque los números pueden trasladarse mal
• Ideas y borradores de publicaciones sociales: aporte el tema y la voz de la marca; quite las afirmaciones sobre el producto y las fechas, y apruebe usted mismo la publicación
• Borradores de ofertas de empleo y comunicados internos: aporte la descripción del puesto; redacte o compruebe usted mismo el sueldo, las condiciones de trabajo y la redacción jurídica
• Agrupación de reseñas de clientes: quite los datos personales y aporte las reseñas; confirme con unos pocos ejemplos que los temas coinciden de verdad con las reseñas

Basta con una regla: ningún dato que escriba el asistente sale sin haberse contrastado con su fuente. Por dato entendemos un número, una fecha, un nombre, un precio, una afirmación jurídica o la afirmación de que algo existe. Para cada dato hay un lugar en el que usted ya confía: un contrato, una lista de precios, un calendario, una página de producto. El dato que figura en el texto se compara con esa fuente.

Haga que una segunda persona que conozca el trabajo lea todo lo que vaya a enviarse, en especial propuestas, contratos y correspondencia formal destinada a clientes. Incluso una lista de comprobación breve sobre números, nombres, fechas y promesas convierte esta regla en un hábito.

El primer error es enviar el resultado sin leerlo. Un texto fluido parece haber sido leído, pero puede llevar una fecha equivocada o un detalle inventado. El segundo es pegar información confidencial sin preguntar; los datos pegados una vez quizá no puedan recuperarse. El tercero es un equipo que lo usa con cuentas personales y sin reglas, de modo que nadie sabe quién pegó qué y dónde.

El cuarto error es dejar que el asistente decida. Que un cliente reciba un descuento o que una propuesta salga es una decisión de negocio; el asistente puede enumerar opciones, pero la decisión es suya. El quinto es intentar resolverlo todo con una sola instrucción larga. Dividir un trabajo grande en pasos facilita tanto el resultado como la comprobación.

Donde el coste de un error es alto y comprobar es difícil, no convierta al asistente en el trabajador principal: aquí entran el dictamen jurídico, el cálculo de impuestos, el consejo médico y las condiciones de un contrato. En un trabajo así, el asistente puede, como mucho, ayudarle a ordenar las preguntas que hará a un especialista.

Explicar al asistente un mensaje corto que usted ya conoce suele llevar más tiempo que escribirlo. Los mensajes que llevan su propia voz, como una disculpa personal o una nota de agradecimiento, deben escribirse a mano. Use la herramienta donde reduzca la carga de trabajo, no solo por haberla usado.