Yapay Zekâ Asistanı İşletmede Nasıl Kullanılır? 10 Somut İş

Asistan, dil ile ilgili işlerde güçlüdür: yazmak, özetlemek, yeniden düzenlemek, çevirmek, bir metni başka bir okura göre uyarlamak. Hazır bir malzemeyi biçime sokmak onun için kolaydır. Sıfırdan olgu üretmesini istediğinizde ise zayıflar, çünkü bilmediği bir şeyi bilir gibi yazabilir.

Bu yüzden kural basit: asistana malzemeyi siz verin, biçimi o kursun, doğruluğu siz kontrol edin. Fiyatı, tarihi, yasal bir hükmü ya da bir ürünün teknik özelliğini asistanın hafızasına bırakmayın; bunları kendi kaynağınızdan metne siz koyun.

Hiçbir işe başlamadan önce gizlilik sınırını çizin. Müşterilerin kişisel verilerini, kimlik ve sağlık bilgilerini, parolaları ve erişim anahtarlarını, gizlilik şartı taşıyan sözleşme metinlerini, henüz açıklanmamış fiyat ve strateji belgelerini asistana yapıştırmayın. Gerekirse adları ve tutarları çıkarıp metni anonim hâle getirin.

Kullandığınız aracın verileri nasıl işlediği, saklayıp saklamadığı ve model eğitiminde kullanıp kullanmadığı, sağlayıcıdan sağlayıcıya ve plandan plana değişir. Bunu aracın kendi koşullarından okuyun. Kişisel veri içeren her kullanımda KVKK açısından bir hukukçuya danışın.

İlk beş iş, yazılı ürünlerdir. Her birinde asistan taslağı kurar, siz doğrularsınız.

Ortak ilke şudur: asistan metne ne kadar çok kendi bilgisini katarsa, yanlışın bulunması o kadar zorlaşır. Metni kendi malzemenizle besleyin.

• Teklif taslağı: kapsamı ve koşulları siz verin; fiyat, süre ve ödeme şartlarını gönderilmeden önce kendiniz tek tek denetleyin
• Müşteri e-postası cevabı: sorunun özetini verin, tonu belirtin; vaat edilen her tarih ve tutarı kaydınızla karşılaştırın
• Toplantı notu: kendi notlarınızı ya da gizlilik izni olan bir dökümü verin; karar ve görev maddelerini toplantıya katılan biriyle teyit edin
• SSS metni: gerçek müşteri sorularını ve cevaplarınızı verin; her cevabı güncel politikanızla karşılaştırın
• Ürün açıklaması: özellik listesini siz verin; asistanın eklediği her nitelemeyi ürünle karşılaştırın, olmayan bir özelliği silin

Geri kalan beş iş, mevcut malzemeyi dönüştürmektir. Burada asistan en güvenilir olduğu zemindedir; yine de çıktı kontrolsüz gönderilmez.

Çeviride özellikle yasal, sağlık ya da fiyat içeren metinleri bir insanın okumasından geçirmeden kullanmayın.

• Çeviri: kısa ve gündelik metinler için hızlı bir taslak verir; sözleşme, fiyat ve teknik terim içeren metni o dili bilen biri gözden geçirsin
• Tablo ve rapor özeti: tabloyu siz verin; özetteki her sayıyı kaynak tabloyla karşılaştırın, çünkü sayıları yanlış aktarabilir
• Sosyal medya fikri ve gönderi taslağı: konuyu ve markanın sesini verin; ürün iddialarını ve tarihleri ayıklayın, paylaşımı kendiniz onaylayın
• İş ilanı ve iç duyuru taslağı: görev tanımını siz verin; ücret, çalışma koşulu ve yasal ifadeleri kendiniz yazın ya da denetleyin
• Müşteri yorumlarını gruplamak: kişisel bilgiyi çıkarıp yorumları verin; çıkan başlıkların yorumlarla gerçekten örtüştüğünü birkaç örnekle doğrulayın

Tek bir kural yeter: asistanın yazdığı hiçbir olgu, kaynağına bakılmadan dışarı çıkmaz. Olgu dediğimiz şey sayı, tarih, ad, fiyat, yasal ifade ve bir şeyin var olduğu iddiasıdır. Her olgu için kaynağı sizin bildiğiniz bir yer vardır: sözleşme, fiyat listesi, takvim, ürün sayfası. Metindeki olgu o kaynakla karşılaştırılır.

Gönderilecek metni, işi bilen ikinci bir kişi okusun; özellikle müşteriye giden teklif, sözleşme ve resmî yazışmalarda. Kısa bir kontrol listesi bile, yani sayılar, adlar, tarihler, vaatler, bu kuralı alışkanlığa çevirir.

İlk hata, çıktıyı okumadan göndermektir. Akıcı bir metin okunmuş gibi görünür ama yanlış bir tarih ya da uydurulmuş bir ayrıntı taşıyabilir. İkinci hata, gizli bilgiyi sormadan yapıştırmaktır; bir kere yapıştırılan veri geri alınamayabilir. Üçüncü hata, ekibin herkesin kendi hesabıyla, kuralsız kullanmasıdır: kim neyi nereye yapıştırdı bilinmez.

Dördüncü hata, asistana karar verdirmektir. Bir müşteriye indirim yapılıp yapılmayacağı, bir teklifin sunulup sunulmayacağı bir işletme kararıdır; asistan seçenekleri sıralayabilir, ama karar sizindir. Beşinci hata, her işi tek bir uzun istemle çözmeye çalışmaktır. Büyük işi adımlara bölmek, hem çıktıyı hem de denetimi kolaylaştırır.

Hata maliyetinin yüksek ve doğrulamanın zor olduğu işlerde asistanı ana yürütücü yapmayın: hukuki görüş, vergi hesabı, sağlık tavsiyesi ve sözleşme hükmü bu gruptadır. Böyle işlerde asistan en fazla bir uzmana soracağınız soruları düzenlemenize yardım eder.

Birkaç satırlık, zaten bildiğiniz bir mesajı yazmak için asistana açıklama yapmak çoğu zaman yazmaktan uzun sürer. Kendi sesinizin taşıdığı, kişisel bir özür ya da teşekkür notu gibi mesajlar da elle yazılmalıdır. Aracı iş yükünü azaltacak yerde kullanın, sırf kullanmış olmak için değil.