Cómo controlar los costes de la nube: cuatro métodos

Abrir un recurso en la nube es fácil, y esa facilidad hace que sea fácil olvidarse de cerrarlo. Un servidor abierto para una prueba sigue funcionando y generando cargos cuando la prueba ha terminado. La facturación por uso deja que pequeñas partidas que nadie nota se sumen con el tiempo.

La segunda causa es la falta de visibilidad. La factura suele llegar con los nombres de los servicios; no queda claro qué partida pertenece a qué proyecto ni de quién es. Nadie se atreve a cerrar una partida cuyo responsable se desconoce, y así permanece en la factura.

Una etiqueta es una nota breve adjunta a un recurso: qué proyecto, qué cliente, qué entorno, de quién es la responsabilidad. Proveedores como AWS, Google Cloud y Azure ofrecen la función y permiten desglosar la factura por etiquetas. Un recurso sin etiqueta es una línea de la factura sin dueño.

Para que un esquema de etiquetado funcione, primero hay que escribir la regla: qué etiquetas son obligatorias y cómo se escriben los nombres. Si el sitio de catálogo de un fabricante de suelos y su sistema interno de existencias llevan etiquetas separadas, al llegar la factura usted ve lo que consume cada uno. Sin regla, cada cual inventa su propia nomenclatura y desglosar la factura se vuelve imposible.

• Nombre del proyecto o del cliente.
• Entorno: producción, pruebas o desarrollo.
• Persona o equipo responsable.
• Cuando haga falta, cuánto tiempo debe conservarse el recurso.

Una alerta de presupuesto es un ajuste que le avisa cuando el gasto mensual se acerca a un umbral que usted ha elegido, o se prevé que lo supere. Con la mayoría de los proveedores se configura en unos pocos pasos desde el panel de control y envía un correo. Una alerta evita que la factura sea una sorpresa a final de mes.

Los umbrales escalonados funcionan mejor que uno solo: un aviso cuando se alcanza la mitad del presupuesto, un segundo aviso cuando se acerca el exceso. También importa quién recibe la alerta; una alerta que llega a la bandeja de una sola persona se desperdicia mientras esa persona está de vacaciones. Enviarla al menos a dos personas cierra esa brecha.

Un recurso ocioso es todo lo que se dejó abierto sin usarlo: un servidor de pruebas cuyo trabajo ha terminado, un disco cuyo servidor se eliminó, una antigua copia de seguridad que nadie abre. Estas partidas deben revisarse a intervalos regulares, una vez al mes por ejemplo, y cerrarse salvo que el responsable confirme que hacen falta. Con etiquetas, el trabajo lleva minutos; sin ellas, buscar al responsable lleva horas.

Ajustar el tamaño significa comprobar si un recurso se eligió más grande de lo que su necesidad real exige. Un servidor abierto más potente de lo necesario, por si acaso, se factura a precio completo aunque funcione muy por debajo de su capacidad. Cuando se vigila el uso, un servidor en gran parte inactivo puede reducirse; a la inversa, uno que funciona constantemente al límite necesita ampliarse.

Ambos pasos deben apoyarse en la medición, no en la suposición. Si el sistema de reservas de un grupo de spas soporta una carga variable a lo largo del día, es posible montar una organización que baste en la hora punta y sea económica en las horas tranquilas. El escalado automático que ofrecen los proveedores ayuda aquí, pero sus ajustes también deben revisarse.

• Buscar recursos ociosos una vez al mes.
• Cerrar las partidas cuyo responsable no las confirma.
• Reducir los recursos sobredimensionados mirando el uso medido.
• Considerar el escalado automático si la carga varía.

Si un pequeño sitio de presentación está en un plan de hosting de precio fijo, no necesita ni etiquetado ni herramientas de escalado; la factura es previsible de todos modos. La gestión de costes se justifica donde la facturación por uso crea un problema.

Aun así, el esfuerzo dedicado al control debe guardar proporción con el gasto controlado. Montar una rutina de informes semanales para una factura pequeña supone más trabajo del que justifica el ahorro. Una mirada mensual y una alerta de presupuesto son un comienzo suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas.

El error más habitual es abrir la factura solo a final de mes. El problema se advierte entonces, y ya no puede deshacerse. El segundo error es buscar la opción más barata; un recurso barato pero insuficiente produce costes en otra parte, en forma de lentitud y caídas.

El tercer error es dejar funcionando recursos de dueño desconocido por miedo a que algo se rompa. El etiquetado elimina ese miedo. El cuarto es comprar opciones con descuento, como compromisos o reservas, antes de conocer su uso.

• Mirar la factura solo a final de mes.
• Elegir un recurso barato pero insuficiente.
• Mantener abiertas partidas de dueño desconocido por miedo.
• Comprometerse a largo plazo antes de conocer su uso.