Individualsoftware Kosten: Einflussfaktoren und Angebote lesen
Umfang, Team, Schnittstellen und Wartung bestimmen die Kosten von Individualsoftware. Was sie treibt, wie Sie ein Angebot lesen und wo versteckte Posten liegen.
rabbitclip-TeamVeröffentlicht: 7 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Die Kosten von Individualsoftware hängen vom Umfang der Arbeit ab, von der Zusammensetzung des Teams, von der Zahl der Systeme, an die sie angebunden werden muss, und vom Wartungsaufwand nach dem Start. Eine feste Preisliste gibt es nicht, denn die Software zweier Unternehmen mit demselben Namen leistet oft nicht dasselbe. Kostentreiber ist weniger die Zahl der Bildschirme als die Komplexität der Regeln und Verbindungen dahinter.
Deshalb beginnt ein gutes Preisgespräch mit dem Umfang, nicht mit einer Zahl. Jeder Preis, der genannt wird, bevor schriftlich feststeht, was gebaut wird, was nicht und was auf später verschoben ist, ist eine Schätzung, die sich noch ändern wird.
Dieser Artikel nennt keine Beträge, denn der richtige Betrag hängt von Ihrem Umfang ab. Stattdessen erklärt er, was die Kosten treibt, was sie senkt, wie Sie ein Angebot lesen und welche versteckten Posten im Projektverlauf auftauchen.
Was bestimmt die Kosten von Individualsoftware?
Der wichtigste Faktor ist der Umfang: wie viele Arten von Nutzern die Software bedient, wie viele Arbeitsabläufe sie abbildet und wie viele Ausnahmen jeder Ablauf hat. Eine einfache Erfassung für eine Nutzergruppe und ein System, das Verkauf, Lager, Buchhaltung und Berichtswesen gemeinsam abwickelt, heißen beide Software, verlangen aber ganz unterschiedlichen Aufwand.
Der zweite Faktor ist die Zusammensetzung des Teams. Arbeiten ein Designer, ein Entwickler, ein Tester und ein Projektleiter gemeinsam daran, besteht der Preis aus der Zeit, die jeder dem Projekt widmet. Ein erfahrenes Team wirkt teurer, braucht aber weniger Schleifen; ein unerfahrenes wirkt günstig, birgt aber das Risiko einer Neuentwicklung.
Der dritte ist die Zeit. Soll derselbe Umfang schneller geliefert werden, wächst das Team, und der Abstimmungsaufwand steigt. Eile ist der leiseste Posten in jedem Budget.
Welche Faktoren treiben die Kosten nach oben?
Der größte ist die Integration. Jede Verbindung zu einer Buchhaltungssoftware, einem Zahlungsdienstleister, einem Paketdienst, einem E-Mail-Dienst oder einem bestehenden ERP ist eine eigene Aufgabe, weil Regeln, Fehler und Versionswechsel des anderen Systems außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Ist die Dokumentation eines Drittanbieters dünn, wird der Preis unsicher.
Der zweite sind die Regeln selbst. Ein Satz wie 'Wer eine Bestellung freigibt, hängt vom Betrag ab, und hat der Regionalleiter nicht zugestimmt, geht sie an die Geschäftsführung' bedeutet Dutzende Fälle zum Testen. Je mehr Geschäftsregeln es gibt und je mehr Ausnahmen sie enthalten, desto höher die Kosten.
Der dritte ist die Datenübernahme. Unsaubere Daten aus einem Altsystem zu verschieben, abzugleichen und zu prüfen, gehört in den meisten Projekten zu den am wenigsten erwarteten und zeitaufwendigsten Aufgaben.
- Die Zahl der anzubindenden Systeme und die Qualität der Dokumentation der Gegenseite
- Die Zahl der Nutzertypen und Berechtigungsunterschiede
- Die Zahl der Ausnahmen in den Geschäftsregeln
- Daten, die aus einem Altsystem übernommen und bereinigt werden müssen
- Erwartungen an Sicherheit, Datensicherung und Protokollierung
- Unterstützung mehrerer Sprachen, Währungen oder Standorte
Welche Entscheidungen senken die Kosten?
Die wirksamste Entscheidung ist, die erste Version klein zu halten. Ein Projekt, das am ersten Tag alles will, wächst, ohne dass ein Teil genutzt wird. Zuerst einen Arbeitsablauf live zu nehmen und mit echten Nutzern zu testen, zeigt, welche Funktionen wirklich nötig sind, und spart die Kosten unnötiger Funktionen von Anfang an.
Die zweite ist, fertige Bausteine zu nutzen. Anmeldung, Zahlungen, E-Mail-Versand und Berechtigungen sind gelöste Probleme; sie auf bewährten Diensten aufzubauen statt von Grund auf, verringert Zeit und Fehler. Individualsoftware zu schreiben heißt nicht, jedes Teil individuell zu schreiben.
Die dritte ist, die Entscheidungswege kurz zu halten. Eine entscheidungsbefugte Person auf Kundenseite, schriftlich festgehaltene Änderungswünsche und kurze wöchentliche Vorführungen fangen Unsicherheit früh ab. Die teuerste Korrektur ist das Missverständnis, das als letztes auffällt.
Wie liest man ein Softwareangebot?
Ein gutes Angebot ist ein Umfangsdokument, keine einzelne Gesamtsumme. Es nennt, was getan wird, was ausgenommen ist, auf welchen Annahmen es beruht und wie mit Änderungen umgegangen wird. Ein Angebot, das den Umfang in zwei Sätzen beschreibt, bedeutet später bei jedem Zusatzwunsch eine neue Verhandlung.
Sehen Sie sich das Abrechnungsmodell an. Ein Festpreis schützt Sie, wenn der Umfang klar ist; ist er vage, rechnet das Team das Risiko in den Preis ein oder stellt später Zusatzanträge. Abrechnung nach Aufwand ist flexibel, braucht aber regelmäßige Berichte und eine Obergrenze, damit Sie wissen, wohin die Summe läuft. Fragen Sie, unter welchen Bedingungen Ihnen jedes Modell besser passt.
Vergleichen Sie bei mehreren Angeboten die Umfänge, nicht die Summen. Ein günstig wirkendes Angebot kann Tests, Sicherheit, Datensicherung oder Wartung auslassen. Zwei Angebote, die nicht dieselbe Aufgabe beschreiben, lassen sich nicht über den Preis vergleichen.
Welche Posten bleiben in Angeboten oft versteckt?
Die am häufigsten übersehenen Posten tauchen nach dem Start auf: Hosting und Infrastruktur, Abonnements für Drittanbieterdienste, Verlängerungen von Domain und Zertifikaten, Datensicherung und Überwachung. Das sind laufende, keine einmaligen Kosten, und sie sind ein echter Teil der Gesamtbetriebskosten.
Wartung ist der zweite große versteckte Posten. Ist die Software fertig, ist die Arbeit es nicht: Sicherheitsupdates, Versionswechsel angebundener Systeme, kleine Verbesserungen und Fehlerbehebungen gehen weiter. Ein Projekt, über dessen Wartung nie gesprochen wurde, wird ein Jahr später entweder zu Software, die niemand betreut, oder zu einem dringenden und teuren Rettungseinsatz.
Der dritte sind Schulung, Dokumentation und Übergabe. Werden Ihnen Code, Installationshinweise und Benutzerdokumentation übergeben, oder bleiben Sie an das Team gebunden, das sie geschrieben hat? Die Antwort entscheidet darüber, wie frei Sie später beim Wechsel des Teams sind.
Welche Fehler sind bei der Budgetierung von Individualsoftware häufig?
Der häufigste ist, das niedrigste Angebot zu wählen. Ein niedriges Angebot engt meist den Umfang ein oder verschiebt das Risiko auf später; im Projektverlauf kommen Zusatzposten hinzu, und die Summe steigt über das Angebot, das zu Beginn beiseitegelegt wurde.
Der zweite ist, ohne schriftlichen Umfang zu beginnen. Wenn mündlich Vereinbartes nicht auf Papier steht, verteidigt jeder seine eigene Erinnerung. Der dritte ist, die Wartung außerhalb des Projekts zu lassen; die Kosten sind nicht vorbei, wenn die Software live geht.
Der vierte ist, Software wie etwas zu behandeln, das man einmal kauft. Individualsoftware ist ein lebendiges Gut und verändert sich mit dem Geschäft. Nur für die erste Entwicklung Budget einzuplanen, schafft ab dem zweiten Jahr Probleme.
Wann sollte man auf Individualsoftware verzichten?
Deckt ein fertiges Produkt am Markt Ihren Bedarf fast vollständig ab, gibt es keinen Grund, Individualsoftware zu bauen. Für einen Standardbedarf bei Buchhaltung, Terminbuchung oder E-Mail ist der Kauf des fertigen Produkts schneller und besser planbar.
Vielleicht sind Sie auch zu früh dran, wenn Sie Ihren Prozess noch nicht vollständig beschreiben können. Software, die vor der Klärung des Prozesses entsteht, muss sich mit ihm ändern, und jede Änderung bringt Neuentwicklungskosten. Probieren Sie den Prozess zuerst auf Papier oder mit einem Standardwerkzeug aus und entscheiden Sie, wenn er klar ist.
Über die Kosten von Individualsoftware spricht man anhand von Umfang, Team, Schnittstellen und Wartung, nicht anhand einer Zahl; lesen Sie ein Angebot, indem Sie darauf schauen, was enthalten und was ausgenommen ist, statt auf die Summe. Die erste Version klein zu halten, den Umfang aufzuschreiben und die Wartung gleich zu Beginn zu besprechen, sind die drei Gewohnheiten, die die Kosten am besten unter Kontrolle halten. Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts gemeinsam klären möchten, können Sie ein Erstgespräch mit rabbitclip vereinbaren.
Häufige Fragen
Warum wird Individualsoftware nicht nach Preisliste verkauft?
Weil zwei Programme mit demselben Namen oft nicht dasselbe leisten. Die Kosten ergeben sich aus Umfang, Schnittstellen und Geschäftsregeln, und die sind in jedem Unternehmen anders.
Ist ein Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand sicherer?
Ist der Umfang klar, schützt Sie ein Festpreis. Wird sich der Umfang ändern, kann Abrechnung nach Aufwand ehrlicher sein, braucht aber eine Obergrenze und regelmäßige Berichte.
Worauf sollte ich im Angebot am meisten achten?
Darauf, dass der Umfang schriftlich festgehalten ist, was ausgenommen wird, wie mit Änderungen umgegangen wird und was Wartung bedeutet. Die Gesamtsumme kann das nicht ersetzen.
Welche Kosten entstehen nach dem Start?
Hosting, Abonnements für Drittanbieterdienste, Verlängerungen von Domain und Zertifikaten, Sicherheitsupdates und kleine Verbesserungen. Das sind laufende Kosten, die gleich zu Beginn besprochen werden sollten.
Wem gehört der Code?
Das muss im Vertrag stehen. Wird die Übergabe von Code, Installationshinweisen und Dokumentation nicht klar festgehalten, bleiben Sie womöglich vom schreibenden Team abhängig. Für die Einzelheiten fragen Sie einen Rechtsanwalt.
