KI-Assistent im Unternehmen nutzen: 10 konkrete Aufgaben
Zehn Aufgaben im Unternehmen, bei denen ein KI-Assistent hilft: Angebote, E-Mails, Protokolle, FAQ und Übersetzung, jeweils mit Prüfregel und Datenschutzgrenze.
rabbitclip-TeamVeröffentlicht: 6 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Ein KI-Assistent ist ein Helfer, der den ersten Entwurf bei den Arbeiten beschleunigt, die am meisten Schreiben und Ordnen verlangen: Angebote, E-Mails, Besprechungsprotokolle, Produktbeschreibungen, Übersetzungen und Tabellenzusammenfassungen stehen an erster Stelle. Richtig eingesetzt spart er Zeit, doch das letzte Wort hat er nicht. Sein Text liest sich flüssig und kann deshalb richtig aussehen, und ein Mensch muss jedes Mal prüfen, ob er stimmt. Deshalb gehören zu jeder Aufgabe zwei Regeln: was Sie dem Assistenten nicht geben und wie Sie prüfen, was zurückkommt.
Im Folgenden finden Sie zehn Aufgaben, die einem Unternehmen wirklich helfen, die Prüfregel für jede und die Datenschutzgrenze, die sie teilen. Wir versprechen für keine davon ein fertiges Ergebnis; wir zeigen nur, wo sich der Arbeitsablauf beschleunigt und wo ein menschliches Auge weiter nötig ist.
Für das größere Bild der Grenzen lesen Sie unseren Beitrag dazu, wo die Grenzen eines KI-Assistenten im Unternehmen beginnen, und für Schreibregeln im Haus unseren Beitrag über KI-Werkzeuge im Unternehmen und eine Nutzungsrichtlinie.
Was kann ein KI-Assistent im Unternehmen gut und was schlecht?
Der Assistent ist stark bei Sprachaufgaben: schreiben, zusammenfassen, umstrukturieren, übersetzen und einen Text für einen anderen Leser anpassen. Fertiges Material in Form zu bringen fällt ihm leicht. Schwach ist er, wenn man von ihm verlangt, Fakten aus dem Nichts zu erzeugen, denn er kann schreiben, als wisse er etwas, das er nicht weiß.
Die Regel ist deshalb einfach: Sie liefern das Material, er baut die Form, und Sie prüfen die Richtigkeit. Überlassen Sie einen Preis, ein Datum, eine Rechtsvorschrift oder ein technisches Detail eines Produkts nicht dem Gedächtnis des Assistenten; setzen Sie diese Angaben selbst aus Ihrer eigenen Quelle in den Text ein.
Welche Informationen sollten Sie dem Assistenten nie geben?
Ziehen Sie die Datenschutzlinie, bevor Sie eine Aufgabe beginnen. Fügen Sie keine personenbezogenen Daten von Kunden, keine Identitäts- oder Gesundheitsangaben, keine Passwörter und Zugangsschlüssel, keine Vertragstexte mit Vertraulichkeitsklausel und keine unveröffentlichten Preis- und Strategiedokumente ein. Entfernen Sie bei Bedarf Namen und Beträge und anonymisieren Sie den Text zuerst.
Wie ein Werkzeug mit Daten umgeht, ob es sie speichert und ob es sie zum Training von Modellen verwendet, unterscheidet sich zwischen Anbietern und zwischen Tarifen. Lesen Sie das in den eigenen Bedingungen des Werkzeugs nach. Fragen Sie bei jeder Nutzung mit personenbezogenen Daten einen Rechtsanwalt zum Datenschutzrecht.
Welche fünf Aufgaben helfen bei schriftlichen Dokumenten?
Die ersten fünf Aufgaben sind schriftliche Erzeugnisse. Bei jeder baut der Assistent den Entwurf, und Sie prüfen ihn.
Das gemeinsame Prinzip lautet: Je mehr eigenes Wissen der Assistent in einen Text einbringt, desto schwerer ist ein Fehler zu finden. Füttern Sie den Text mit Ihrem eigenen Material.
- Angebotsentwurf: Liefern Sie Umfang und Konditionen; prüfen Sie Preis, Zeitplan und Zahlungsbedingungen vor dem Versand selbst, Punkt für Punkt
- Antwort auf eine Kunden-E-Mail: Geben Sie eine Zusammenfassung der Frage und den Ton vor; vergleichen Sie jedes zugesagte Datum und jeden Betrag mit Ihren Unterlagen
- Besprechungsprotokoll: Geben Sie Ihre eigenen Notizen oder ein Transkript, das Sie weitergeben dürfen; bestätigen Sie Beschlüsse und Aufgaben mit jemandem, der teilgenommen hat
- FAQ-Text: Liefern Sie echte Kundenfragen und Ihre Antworten; vergleichen Sie jede Antwort mit Ihrer aktuellen Regelung
- Produktbeschreibung: Liefern Sie die Merkmalsliste; vergleichen Sie jedes Adjektiv, das der Assistent ergänzt, mit dem Produkt, und streichen Sie jede Eigenschaft, die es nicht hat
Welche fünf Aufgaben helfen bei Übersetzung, Zusammenfassung und Überarbeitung?
Die übrigen fünf Aufgaben verwandeln Material, das Sie bereits haben. Hier ist der Assistent am verlässlichsten, doch seine Ausgabe geht trotzdem nicht ungeprüft hinaus.
Verwenden Sie bei Übersetzungen keinen rechtlichen, medizinischen oder preisbezogenen Text, ohne dass ihn zuvor eine Person gelesen hat.
- Übersetzung: ein schneller Entwurf für kurze Alltagstexte; lassen Sie alles mit Vertrags-, Preis- oder Fachbegriffen von jemandem prüfen, der die Sprache beherrscht
- Tabellen- und Berichtszusammenfassung: Liefern Sie die Tabelle; vergleichen Sie jede Zahl der Zusammenfassung mit der Quelle, denn Zahlen können falsch übernommen werden
- Ideen und Entwürfe für Social-Media-Beiträge: Liefern Sie Thema und Markenstimme; streichen Sie Produktversprechen und Daten und geben Sie den Beitrag selbst frei
- Entwürfe für Stellenanzeigen und interne Mitteilungen: Liefern Sie die Rollenbeschreibung; schreiben oder prüfen Sie Vergütung, Arbeitsbedingungen und rechtliche Formulierungen selbst
- Gruppierung von Kundenbewertungen: Entfernen Sie persönliche Angaben und liefern Sie die Bewertungen; bestätigen Sie anhand einiger Beispiele, dass die Themen wirklich zu den Bewertungen passen
Welche Prüfregel sollte für jede Ausgabe gelten?
Eine Regel genügt: Keine Tatsache, die der Assistent schreibt, geht hinaus, ohne mit ihrer Quelle abgeglichen zu sein. Mit Tatsache meinen wir eine Zahl, ein Datum, einen Namen, einen Preis, eine rechtliche Aussage oder die Behauptung, dass etwas existiert. Für jede Tatsache gibt es einen Ort, dem Sie bereits vertrauen: einen Vertrag, eine Preisliste, einen Kalender, eine Produktseite. Die Tatsache im Text wird mit dieser Quelle verglichen.
Lassen Sie alles, was versendet wird, von einer zweiten Person lesen, die die Arbeit kennt, besonders Angebote, Verträge und förmliche Korrespondenz mit Kunden. Schon eine kurze Checkliste zu Zahlen, Namen, Daten und Zusagen macht diese Regel zur Gewohnheit.
Was sind die häufigsten Fehler mit KI-Assistenten?
Der erste Fehler ist, die Ausgabe ungelesen zu versenden. Ein flüssiger Text sieht aus, als sei er gelesen worden, kann aber ein falsches Datum oder ein erfundenes Detail enthalten. Der zweite ist, vertrauliche Informationen einzufügen, ohne zu fragen; einmal eingefügte Daten lassen sich womöglich nicht zurückholen. Der dritte ist ein Team, das es mit privaten Konten und ohne Regeln nutzt, sodass niemand weiß, wer was wo eingefügt hat.
Der vierte Fehler ist, den Assistenten entscheiden zu lassen. Ob ein Kunde einen Rabatt bekommt oder ob ein Angebot hinausgeht, ist eine unternehmerische Entscheidung; der Assistent kann Optionen aufzählen, aber die Entscheidung liegt bei Ihnen. Der fünfte ist der Versuch, alles mit einer einzigen langen Anweisung zu lösen. Wird ein großer Auftrag in Schritte zerlegt, fallen Ausgabe und Prüfung leichter.
Wann ist ein KI-Assistent die falsche Wahl?
Wo die Kosten eines Fehlers hoch sind und die Prüfung schwerfällt, machen Sie den Assistenten nicht zum Hauptarbeiter: Rechtsgutachten, Steuerberechnung, medizinische Beratung und Vertragsbedingungen gehören hierher. Bei solcher Arbeit kann der Assistent höchstens helfen, die Fragen zu ordnen, die Sie einer Fachperson stellen.
Dem Assistenten eine kurze Nachricht zu erklären, die Sie ohnehin kennen, dauert oft länger, als sie zu schreiben. Nachrichten, die Ihre eigene Stimme tragen, etwa eine persönliche Entschuldigung oder ein Dankesschreiben, sollten Sie von Hand schreiben. Setzen Sie das Werkzeug dort ein, wo es die Arbeitslast senkt, nicht nur, um es benutzt zu haben.
Ein KI-Assistent hilft, wenn Sie das Material liefern und die Ausgabe prüfen. Bei allen zehn Aufgaben gelten dieselben zwei Regeln: keine vertraulichen Informationen weitergeben und keine Tatsache versenden, die Sie nicht mit ihrer Quelle verglichen haben. Wenn Sie gemeinsam überlegen möchten, welche Ihrer Aufgaben sich für einen Assistenten eignen und wie Sie das in Ihrem Team einrichten, können Sie ein Erstgespräch mit rabbitclip vereinbaren.
Häufige Fragen
Wofür wird ein KI-Assistent im Unternehmen eingesetzt?
Für Sprachaufgaben wie erste Entwürfe von Dokumenten, Übersetzung, Zusammenfassung und Überarbeitung. Sie liefern das Material, er baut die Form, und Sie prüfen die Richtigkeit.
Darf ich Kundeninformationen in den Assistenten einfügen?
Fügen Sie keine personenbezogenen Daten, Passwörter oder Dokumente mit Vertraulichkeitsklausel ein. Entfernen Sie bei Bedarf Namen und Beträge, und fragen Sie bei jeder Nutzung mit personenbezogenen Daten einen Rechtsanwalt zum Datenschutzrecht.
Wie prüfe ich, was der Assistent schreibt?
Vergleichen Sie jede Zahl, jedes Datum, jeden Namen, jeden Preis und jede rechtliche Aussage im Text mit Ihrer eigenen Quelle. Lassen Sie jeden wichtigen Text für Kunden von einer zweiten Person lesen, die die Arbeit kennt.
Kann ich Angebote und Verträge von einer KI schreiben lassen?
Den ersten Entwurf eines Angebots können Sie erstellen lassen, während Sie Preis, Zeitplan und Konditionen selbst prüfen. Vertragsbestimmungen brauchen die Einschätzung eines Rechtsanwalts.
