KI für Vertriebsangebote: Wo sie hilft, wo nicht

Der deutlichste Gewinn liegt in der Entwurfsphase. Ein großer Teil eines Angebots ist von Kunde zu Kunde gleich: Unternehmensvorstellung, Arbeitsweise, allgemeine Bedingungen, Lieferphasen. Mit einem Assistenten, der aus den freigegebenen Texten des Unternehmens schöpft, entstehen diese Abschnitte in wenigen Minuten, angepasst an Branche und Tonfall des Kunden.

Der zweite Gewinn liegt in der Überarbeitung und im Ton. Die groben Notizen eines Vertrieblers in eine förmliche Sprache zu bringen oder ein langes Angebot zu einer zweiseitigen Management-Zusammenfassung zu verdichten, ist für ein Modell leicht. Leserinnen und Leser möchten auf der ersten Seite den Namen ihres eigenen Problems sehen, und ein Modell kann ihn aus den Gesprächsnotizen herausziehen und an den Anfang stellen.

Der dritte Gewinn ist Einheitlichkeit. Verschiedene Vertriebsmitarbeiter desselben Unternehmens beschreiben dieselbe Leistung mit unterschiedlichen Worten. Ein Assistent, der an einen Pool freigegebener Texte gebunden ist, erleichtert es, in jedem Angebot dieselben Begriffe und dieselben Grenzen zu verwenden.

Preis, Leistungsumfang und Zusagen bleiben beim Menschen. Der Preis hängt von Kosten, Kapazität, dem Zahlungsverhalten des Kunden und der Zukunft der Geschäftsbeziehung ab, und all das kann das Modell nicht sehen. Ein Modell kann eine Zahl liefern, die vernünftig aussieht, doch verteidigen muss sie am Ende der Vertriebsleiter.

Noch heikler ist der Leistungsumfang. Jeder Satz in einem Angebot wird später zu einer Erwartung. Ein Modell kann etwas, das der Kunde nur nebenbei erwähnt hat, unbemerkt als feste Zusage aufschreiben, oder Arbeit, die nicht geleistet wird, so darstellen, als werde sie geleistet. Die Klauseln zum Umfang sollte deshalb jemand Zeile für Zeile lesen, der die Lieferung besser kennt als den Verkauf.

Dieselbe Regel gilt für rechtliche Bedingungen: Vertragsklauseln, Vertragsstrafen und Vertraulichkeitsregelungen werden nicht aus einem KI-Text übernommen und versendet. Lassen Sie sich dazu von einer Juristin oder einem Juristen beraten; das Modell kann höchstens helfen, einen Entwurf besser lesbar zu machen.

Ein Angebot ist nur ein Glied in der Kette. Vor einem Termin kann KI die Website und die öffentlichen Mitteilungen des Kunden zu einer dreiminütigen Vorabinformation für den Vertriebler zusammenfassen. Die Notiz ersetzt das Gespräch nicht, verhindert aber, dass die ersten fünf Minuten für allgemeine Fragen verbraucht werden.

Nach einem Termin sparen die Notizzusammenfassung und die Nachfass-E-Mail am meisten Zeit. Der Vertriebler gibt dem Modell seine eigenen Notizen, und das Modell ordnet Entscheidungen, offene Fragen und nächste Schritte unter getrennte Überschriften. Der Vertriebler verschickt oder korrigiert den Text, muss ihn aber nicht aus dem Nichts schreiben.

• Vor dem Termin: eine kurze Vorabinformation zu Kunde und Branche
• Nach dem Termin: eine Zusammenfassung von Entscheidungen, offenen Fragen und nächstem Schritt
• Nach dem Angebot: ein höflicher, kurzer Entwurf für das Nachfassen
• Bei verlorenen Angeboten: Einwände nach gemeinsamen Überschriften gruppieren

Die Einrichtung beginnt mit dem Sammeln von Texten, noch vor der Wahl eines Modells. Wenn die zuletzt gewonnenen Angebote, die freigegebenen Leistungsbeschreibungen und die Standardbedingungen des Unternehmens nicht in einem aufgeräumten Ordner liegen, holt das Modell allgemeine Sätze aus dem Internet, und die klingen nicht nach Ihrem Unternehmen.

Von Anfang an muss schriftlich festgehalten sein, dass jedes Angebot als Ergebnis einen menschlichen Freigabeschritt durchläuft. Wird dieser Schritt übersprungen, erreicht selbst der harmloseste Fehler den Kunden.

• Bauen Sie aus Ihren jüngsten gewonnenen Angeboten einen freigegebenen Textpool auf
• Halten Sie Leistungsdefinitionen und die Arbeiten, die Sie nicht erbringen, in einer eigenen Liste fest
• Halten Sie das Preisfeld für das Modell geschlossen; der Vertriebler trägt es von Hand ein
• Lassen Sie die Klauseln zum Leistungsumfang jedes Angebots von einer zweiten Person lesen
• Legen Sie fest, in welches Werkzeug Kundendaten hochgeladen werden dürfen und wo sie gespeichert werden

Der häufigste Fehler ist, flüssigen Text für richtigen Text zu halten. Flüssigkeit ist keine Genauigkeit; ein Modell schreibt eine Referenz, die es nicht gibt, oder eine Lieferzeit, die sich nicht einhalten lässt, mit derselben Leichtigkeit. Jede konkrete Behauptung sollte mit Informationen abgeglichen werden, deren Quelle Sie kennen.

Der zweite Fehler ist das sorglose Hochladen von Kundendaten. Notizen mit personenbezogenen Daten eines Kunden in ein offenes Werkzeug zu kopieren, gefährdet sowohl das Vertrauen als auch die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, etwa der DSGVO. Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, sollte vorher per Regel festgelegt werden.

Der dritte Fehler ist, jedes Angebot aus derselben Form entstehen zu lassen. Sieht der Kunde dieselben Sätze auch in konkurrierenden Angeboten, verlieren Sie Ihren Unterschied. Der Entwurf des Modells ist ein Anfang; einige Sätze, die die eigenen Worte und das eigene Problem des Kunden enthalten, sollte der Vertriebler immer selbst ergänzen.

• Flüssigen Text für geprüften Text halten
• Lieferzeiten und Referenzen ungeprüft stehen lassen
• Personenbezogene Daten in ein ungeeignetes Werkzeug hochladen
• Alle Angebote aus derselben Vorlage erzeugen

Bei wenigen großen Abschlüssen, die jeweils einzigartig sind, ist der Gewinn durch KI klein. Ein Unternehmen, das im Monat drei oder vier Angebote schreibt, braucht für das Entwerfen ohnehin nicht viel Zeit; die eigentliche Arbeit liegt darin, den Kunden zu verstehen, und das ist Menschenarbeit.

Ein Unternehmen ohne fertigen Textpool sollte zuerst diesen Pool aufbauen. Ein Modell, das mit uneinheitlichen, veralteten Angeboten gefüttert wird, beschleunigt nur die alten Fehler. Ein Unternehmen, dessen Preisgestaltung noch nicht steht, sollte zuerst die eigene Preislogik aufschreiben und erst danach darüber nachdenken, den Prozess zu beschleunigen.