Alle Verkaufskanäle in einem Dashboard bündeln: Ratgeber
Ein zentrales Dashboard führt Bestellungen, Bestand, Nachrichten und Berichte aller Online-Kanäle zusammen. Wann es sich lohnt und was zu meiden ist.
rabbitclip-TeamVeröffentlicht: 7 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Alle Online-Kanäle in einem Dashboard zu bündeln bedeutet, Bestellungen, Lagerbewegungen, Kundennachrichten und Berichte von Website, Marktplätzen, Social Media und Telefon auf einem einzigen Bildschirm zu sehen und zu steuern. Es geht nicht darum, ein weiteres Werkzeug hinzuzufügen. Es geht darum, dass dieselbe Information nicht mehr an fünf Stellen in fünf verschiedenen Formen liegt. Richtig aufgebaut, schaut das Team an einer Stelle nach, der Bestand wird aus einer Quelle abgebucht, und jeder Bericht stützt sich auf dieselben Zahlen.
Dieses Setup ist nicht für jedes Unternehmen nötig. Wer über zwei Kanäle mit überschaubarem Sortiment verkauft, kommt mit einer sorgfältig gepflegten Tabelle gut zurecht. Ein Dashboard zahlt sich aus, wenn die Zahl der Kanäle wächst und derselbe Bestand an mehr als einem Ort verkauft wird. Im Folgenden erklären wir, welche Informationen zusammengeführt werden, wie die Verbindungen entstehen und welche Fehler wir immer wieder sehen.
Welche Informationen laufen in einem Dashboard zusammen?
Vier Themen gehören fast in jedem Unternehmen dazu: Bestellungen, Bestand, Kundennachrichten und Berichte. Bestellungen werden in einer Liste gesammelt, egal über welchen Kanal sie eintreffen, und Status, Zahlungsdaten und Versandstufe erscheinen einheitlich. Das Team muss also keine eigene Routine für Marktplatzbestellungen und eine weitere für Shopbestellungen entwickeln.
Der Bestand ist von den vieren der empfindlichste. Wird ein Produkt an drei Orten verkauft, muss ein Verkauf an einem Ort den Zähler an den beiden anderen senken. Sonst verkaufen Sie etwas, das Sie nicht haben, und das bedeutet Stornierung, Entschuldigung und verlorenes Vertrauen. Nachrichten aus Social Media, E-Mail und Website-Formular landen in einem Posteingang, sodass sichtbar ist, wer geantwortet hat und wer noch wartet.
Die Berichte setzen auf diesen dreien auf. Bestellungen pro Kanal, welches Produkt wo besser läuft und wie sich die Antwortzeiten entwickeln, lässt sich in einer Tabelle ablesen. Damit die Zahlen verlässlich sind, bleiben die Quelldaten an einem Ort. Das Dashboard vervielfältigt keine Daten, es zeigt sie an.
Wie werden Kanäle an das Dashboard angebunden?
Die Anbindung erfolgt meist auf einem von drei Wegen. Marktplätze und Zahlungsanbieter stellen überwiegend eine eigene Programmierschnittstelle (API) bereit; das Dashboard holt darüber Bestellungen ab und schickt Bestandsmengen zurück. Manche Plattformen senden stattdessen eine Benachrichtigung (Webhook): Wird eine Bestellung angelegt, geben sie dem Dashboard Bescheid. Der dritte Weg ist fertige Integrationssoftware, die gängige Plattformen verbindet, aber nicht immer die Regeln abdeckt, die für Ihr Unternehmen gelten.
Welchen Weg Sie wählen, hängt von der Zahl der Kanäle ab und davon, wie ungewöhnlich Ihre Anforderungen sind. Ein Standard-Shop mit zwei Marktplätzen ist mit einem Fertigprodukt oft gut bedient. Haben Sie eine eigene Bestandslogik, besondere Preislisten oder ein älteres ERP-System, muss die Anbindung um diese Struktur herum geschrieben werden. Dann entsteht das Dashboard als Webanwendung, die sich an Ihrem eigenen Arbeitsablauf orientiert.
Am wichtigsten ist, vorab festzulegen, was geschieht, wenn eine Verbindung ausfällt. Antwortet die Schnittstelle eines Marktplatzes kurz nicht, darf die Bestellung nicht verschwinden. Sie sollte in eine Warteschlange gelegt und erneut versucht werden, und das Team sollte das sehen können. Eine Verbindung, die lautlos scheitert, kostet mehr als gar keine Verbindung.
Wann ist ein zentrales Dashboard sinnvoll?
Die Anzeichen zeigen sich meist im Tagesgeschäft. Beginnt das Team jeden Morgen damit, mehrere Browser-Tabs durchzugehen, um Bestellungen einzusammeln, weichen die Bestandszahlen zwischen den Kanälen voneinander ab, oder wird eine Kundennachricht von zwei Personen unterschiedlich beantwortet, dann ist der Bedarf da. Ein weiteres Zeichen ist ein Monatsbericht, der von Hand zusammengesetzt wird: Niemand traut den Zahlen ganz, weil jede Tabelle an einem anderen Tag entstanden ist.
Stellen Sie sich eine Heimtextilienmarke vor, die auf der eigenen Website, auf zwei Marktplätzen und über Social Media verkauft. Dasselbe Bettwäscheset liegt an vier Stellen. Jeden Morgen aktualisiert jemand den Bestand von Hand; an einem hektischen Tag wird es vergessen, und ein Produkt, das nicht da ist, wird verkauft. Für dieses Unternehmen liegt der erste Nutzen eines Dashboards nicht in einem ausgefeilten Bericht. Er liegt darin, dass der Bestand aus einer einzigen Quelle abgebucht wird.
- Dasselbe Produkt wird über mehr als einen Kanal verkauft
- Der Bestand wird von Hand aktualisiert
- Bestellungen werden von verschiedenen Bildschirmen eingesammelt
- Kundennachrichten kommen in mehreren Postfächern an
- Der Monatsbericht wird manuell zusammengeführt
In welcher Reihenfolge sollte die Einrichtung ablaufen?
Alles auf einmal anbinden zu wollen ist der einfachste Weg, ein Projekt in die Länge zu ziehen. Eine sinnvolle Reihenfolge lautet: zuerst Bestand und Bestellungen auf einem Kanal korrekt zum Laufen bringen, dann Kanal für Kanal ergänzen. Wenn die ersten beiden Verbindungen einige Wochen gelaufen sind, wird klar, welche Information zu spät eintrifft und welche Regel fehlt; spätere Kanäle werden mit dieser Erfahrung hinzugefügt.
Nachrichten und Berichte folgen meist in der zweiten Phase. Fehler bei Bestellungen und Bestand kosten unmittelbar Geld, während ein gemeinsamer Posteingang für Nachrichten Komfort bringt, aber nicht dringlich ist. Berichte werden erst aussagekräftig, wenn die Daten einige Wochen sauber geflossen sind; am ersten Tag eine hübsche Oberfläche zu bauen, lässt falsche Daten lediglich gut aussehen.
Am Ende jeder Phase wird eine kurze Abnahmeprüfung von Hand durchgeführt: Eine echte Bestellung wird durch alle Kanäle verfolgt, und es wird bestätigt, dass eine Bestandsänderung jede Stelle erreicht. Dieser Test ist der langweiligste Teil der Einrichtung und der wertvollste.
Welche Fehler passieren beim Aufbau eines zentralen Dashboards häufig?
Der häufigste Fehler ist, das Dashboard für etwas zu halten, das man einmal baut und dann sich selbst überlässt. Marktplätze ändern ihre Schnittstellen, fügen Felder hinzu und schaffen alte ab. Eine vernachlässigte Anbindung hört eines Tages lautlos auf zu funktionieren. Wartung und Überwachung gehören deshalb von Anfang an in den Plan.
Der zweite Fehler ist, Systeme zu verbinden, bevor die Regeln feststehen. Welcher Preis auf welchem Kanal gilt, wie viel vom Bestand für jeden reserviert wird, wie Retouren verarbeitet werden: Eine Integration, die vor diesen Entscheidungen geschrieben wird, trägt die Verwirrung nur auf einen einzigen Bildschirm. Der dritte Fehler sind übersehene Berechtigungen. Wenn ein Praktikant und eine Führungskraft dieselben Schaltflächen sehen, wird eines Tages eine falsche Massenaktion ausgelöst.
Schließlich wird die Datenhoheit oft vergessen. Wird das Dashboard abgelöst oder wechselt der Anbieter, sollte der Vertrag klar festhalten, wo Bestellungen und Kundendaten künftig liegen. Wo Kundendaten im Spiel sind, ist es sinnvoll, sich zu Ihren Datenschutzpflichten (etwa nach DSGVO) von einer Juristin oder einem Juristen beraten zu lassen.
Wann ist ein zentrales Dashboard die falsche Wahl?
Für ein Unternehmen, das über einen einzigen Kanal verkauft oder seine Kanäle völlig getrennt führt, löst ein Dashboard ein Problem, das es gar nicht gibt. Arbeitet jeder Kanal mit eigenem Bestand, gibt es nichts zu synchronisieren, und die eigenen Oberflächen der Kanäle genügen. Ein einziger Bildschirm ist dann, selbst nur für einfacheres Reporting, eine teure Antwort.
Ein Dashboard repariert keinen kaputten Prozess. Werden Bestellungen ohnehin zu spät vorbereitet, ist die Retourenregelung unklar oder sind Produktinformationen verstreut, macht ihre Bündelung auf einem Bildschirm das Problem sichtbar, löst es aber nicht. Zuerst den Prozess vereinfachen, danach automatisieren. Wird die Reihenfolge umgekehrt, läuft eine fehlerhafte Routine einfach schneller.
Ein zentrales Dashboard verringert nicht die Zahl der Kanäle, es macht diese Zahl beherrschbar. Beginnen Sie damit zu klären, welche Informationen verstreut sind und welche Lücke das meiste Geld kostet, meist sind das Bestand und Bestellungen. Binden Sie dann Kanal für Kanal an und prüfen Sie jede Phase mit echten Daten. Wenn Sie gemeinsam betrachten möchten, wo Ihre Website und Ihre Kanäle heute stehen, vereinbaren wir gern ein Kennenlerngespräch mit rabbitclip.
Häufige Fragen
Ist ein zentrales Dashboard dasselbe wie Integrationssoftware?
Nein. Integrationssoftware bewegt Daten zwischen Kanälen; das Dashboard ist der Bildschirm, auf dem Ihr Team diese Daten sieht und steuert. Manche Produkte bieten beides zusammen, und manche Unternehmen bevorzugen eine individuelle Software, die zu ihrem eigenen Arbeitsablauf passt.
Braucht ein kleines Unternehmen ein zentrales Dashboard?
Meist nicht, solange Kanäle und Produkte wenige sind. Der Bedarf entsteht, wenn derselbe Bestand an mehreren Orten verkauft wird und manuelle Aktualisierungen anfangen, Fehler zu erzeugen. Bis dahin kann eine aufgeräumte Tabelle genügen.
Gehen Bestellungen verloren, wenn eine Marktplatz-Anbindung ausfällt?
Bei einer sauber gebauten Anbindung nicht; fehlgeschlagene Aufrufe kommen in eine Warteschlange und werden erneut versucht. Zusätzlich braucht es eine Warnung, damit das Team den Fehler sehen kann. Fehlen diese beiden Teile, kann eine Verbindung lautlos ausfallen.
Lassen sich Kundennachrichten wirklich an einem Ort sammeln?
Die meisten Plattformen unterstützen das über eine API, doch jeder Kanal hat eigene Regeln. Manche setzen Antwortfristen oder verlangen Nachrichtenvorlagen. Die Nachrichtenanbindung sollte deshalb Kanal für Kanal geprüft werden.
